Лабораторная работа: Табличный процессор Excel. Формат ячеек

Лабораторная работа: Табличный процессор Excel. Формат ячеек

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ КОМИТЕТА

АДМИНИСТРАЦИИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ПО ОБРАЗОВАНИЮ

КРАЕВОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАЧАЛЬНОГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ №8

Письменная экзаменационная работа

Тема: "Табличный процессор Excel. Формат ячеек".

Пояснительная записка

Выполнил учащийся группы

О-61

Климко Вячеслав Александрович

Профессия:

``оператор ЭВМ``

Допущен с оценкой_______

Преподаватель:

Киреев Сергей Юрьевич

Барнаул, 2007 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КОМИТЕТ АДМИНИСТРАЦИИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ №8

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по УПР

_______________________

"____"____________2007 г.

ЗАДАНИЕ

На письменную экзаменационную работу

Профессия: ОПЕРАТОР ПЭВМ

Выпускник группы О-61 Климко Вячеслав Александрович

Тема задания: Табличный процессор Excel. Формат ячеек

Содержание пояснительной записки:

1. Введение должно быть связано с содержанием основного раздела работы и кратко его представлять. Объем введения не должен превышать одной страницы. Вводная часть должна содержать ответ на вопрос: о чем этот документ?

2. Основная часть:

а. Дать определения основным элементам электронных таблиц (книга, лист, ячейка, диапазон ячеек) и описать приёмы работы с ними (создание, открытие, сохранение, переименование книг и листов; заполнение, редактирование, копирование, перемещение, очистка, удаление ячеек).

b. Описать типы переменных, способы форматирования ячеек.

3. Заключение: Сформулировать выводы и рекомендации "Следует знать".

4. Список литературы.

5. Приложение:

а. Разработать 4 варианта практических заданий для учащихся по созданию таблицы

(содержащей данные различных типов) с применением форматирования ячеек

b. Набрать на дискету текст письменной экзаменационной работы и практических

заданий.

Преподаватель _________ Киреев С. Ю.

Дата выдачи:

Срок исполнения:

Содержание

Введение

1. Книга

1.1 Лист

1.2 Создание

1.3 Открытие

1.4 Сохранение

1.5 Содержимое книги

1.6 Переименование

2. Ячейки

2.1 Диапазон ячеек

2.2 Выделение диапазона с помощью мыши

2.3 Автоматический выбор ячеек

2.4 Копирование

2.5 Редактирование

2.6 Очистка

2.7 Удаление ячейки

3. Формат ячеек

3.1 Числовые форматы

3.2 Денежный формат

3.3 Формат разделитель

3.4 Процентный формат

3.5 Десятичный разряд

3.6 Другие числовые форматы

3.7 Специальные числовые форматы

3.8 Изменение ширины столбцов

3.9 Изменение высоты строк

3.10 Многообразие шрифта

3.11 Выравнивание элементов ячеек

3.12 Отступы содержимого ячеек

3.13 Выравнивание ячеек

3.14 Изменение ориентации

3.15 Наложение узоров

Заключение

Список литературы

Приложение

В современном мире персональных компьютеров электронных таблиц множество, подобных Excel 2002.

Она является единственным пакетом, которые установлены в большинстве компьютерах.

В состав Microsoft Office входит Microsoft Excel. О нем оформление таблиц может быть разнообразным. Возможности форматирования данных - это способы менять шрифт, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрывать области фоном и цветом. Далее можно использовать новаторские способы создания, редактирования и печати рабочих таблиц, а также построения диаграмм, графиков, вставлять в таблицу картинки и создавать базы данных, преобразования электронных таблиц вWeb - страницы.

Еще Excel является замечательным инструментом для выполнения по формулам и использования множество стандартных функций – это финансовые, математические, логические и статистические, которые находятся в Excel 2002.

Рабочая книга - это документ, который открывается, сохраняется, копируется и удаляется. Каждая рабочая книга содержит три листа рабочих таблиц. Эти рабочие листы, которые можно удалять или добавлять по мере необходимости. Чтобы ориентироваться среди них, в Excel предусмотрены ярлыки с именами рабочих листов от Листа 1 (Sheet 1) до Листа 3 (Sheet 3).

Каждый лист рабочей таблицы, Excel предоставляет большое пространство для размещения информации. Но дисплей компьютера позволяет видеть только не большие фрагменты листа рабочей таблицы, поэтому взглянуть на всю информацию не так просто, как кажется.

Для этого показана часть рабочей таблицы после увеличения масштаба до 200%. Чтобы увеличить рабочий лист, таким образом, в окне инструмента Масштаб (Zoom), стандартной панели инструментов нужно выбрать 200% и нажать <Enter>. (Либо выбрать команду Вид ª Масштаб (View ª Zoom) и в появившемся диалоговом окне Масштаб установить переключатель 200%). Единственная проблема, связанная с 200% -ным увеличением - это то, что нельзя увидеть много ячеек одновременно.

Команда Масштаб имеет пять встроенных коэффициентов изменения масштаба (200%, 100%, 75%, 50%, 25%). Чтобы применить другие процентные соотношения, необходимо использовать другой способ:

Чтобы установить собственный коэффициент масштабирования, надо выделить текстовое поле Масштаб на стандартной панели инструментов, нужно ввести свой коэффициент и нажать <Enter>. Либо открыть диалоговое окно Масштаб, выбрав команду Вид ª Масштаб, надо ввести свой коэффициент масштабирования в текстовое поле Произвольный (Custom) и щелкнуть на кнопке ОК или нажать<Enter>.

Каждая рабочая книга содержит три листа рабочих таблиц

Рабочий лист - это не отрывные листы в блокноте, которые можно удалять или добавлять по мере необходимости. Чтобы ориентироваться в Excel предусмотрены ярлыки с именами рабочих листов от Листа1 до Листа3.

Когда листы рабочих таблиц как-то связаны, поэтому их объединили в одну рабочую книгу.

Excel автоматически создает в каждой рабочей книги три листа рабочих таблиц. Однако не всегда удается уместить все необходимое на трех листах таблицы.

Excel позволяет вставить дополнительные листы или удалить их. Чтобы добавить в рабочую книгу новый лист, нужно выполнить следующие действия:

1) Надо выделить ярлычок листа, перед которым должен появиться новый лист.

2) Можно выбрать команду Вставка ªЛист (InsertªWorksheet). Если вставить лист с помощью команды Вставка ªЛист, Excel добавит новый лист и даст ему стандартное название (Лист4).

3) Надо удостовериться, что на вкладке Общие (General) диалогового окна Вставка выбрана пиктограмма Лист, за тем нужно щелкнуть на кнопке OK, либо нажать клавишу <Enter>.

Запуск Excel с панелей быстрого доступа пакета Microsoft Office - самый простой способ выполнения этой операции. Однако в компьютере должна быть установлена панель быстрого доступа Microsoft Office.

Для запуска Excel 2002 изменю Пуск, нужно выполнить следующие действия:

1. Чтобы открыть меню Пуск системы Windows щелкните на кнопке Пуск, расположенной на панели задач Windows.

2. В верхней части меню Пуск выберите пункт Программы.

3. В появившемся меню выберите пункт Microsoft Excel 2002.

Для сохранения рабочей книги выберите Файл ¨Сохранить (File¨Safe) или Файл ¨Сохранить как (File¨Safe As). Выберите диск и папку для размещения файла и замените своим именем (Excel автоматически добавит расширение XLS к имени файла). В дальнейшем для сохранения книги можете воспользоваться кнопкой Сохранить, командой Файл ¨Сохранить или же комбинациями клавиш <CTRL+S> либо <SHIFT+F12>.

Рабочая книга - это файл продукт табличного процессора Excel.

Каждая рабочая книга обычно содержит три листа рабочих таблиц - Лист 1 (Cheer 1), Лист 2 и Лист 3.

На каждом листе 256 столбцов и 65536 строк, если умножить 256 на 65 536, то получится, что на каждом листе рабочей таблицы составляет 16777216 пустых ячеек.

Если это недостаточно, то любая открытая рабочая книга состоит из трех листов рабочих таблиц, каждая из которых содержит 16777216 пустых ячеек. Поэтому при открытии файла Excel, в распоряжении оказывается 50331648 пустых ячеек.

Имена листов таблиц, которые открывает программы Excel на ярлыках рабочей книги (от Листа1 до Листа3), является не очень подходящими. Можно легко переименовать лист рабочей таблицы.

Для переименования ярлыка рабочего листа нужно выполнить следующие действия:

1) Дважды щелкнуть на ярлычке рабочего листа или щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню Переименовать (Rename).

2) При замене текущего имени на ярлычке листа новым именем, а затем нажать клавишу <Enter>.

1.7 Перемещение.

Чтобы переместить листы рабочей книги можно выбрать команду Переместить или скопировать (Move or Copy) из контекстного меню ярлычка рабочего листа. В списке Перед листом (Before Sheet) выбрать лист, перед которым необходимо поместить перемещаемый рабочий лист книги. Чтобы переместить лист, нужно поместить его перед выбранным в списке листом, надо щелкнуть на кнопке OK.

В файле Excel хранится книга, состоящая из нескольких связанных Листов, содержащих одну или нескольких Таблиц. Можно одновременно работать с несколькими файлами - обмениваться данными между книгами. Таблица состоит из ячеек, сгруппированных в строки, обозначаемые номерами, и столбцы, имеющие буквенные обозначения. Ячейка обозначается соответствующим именем столбца и номером строки, например F10 - её адрес.

Диапазон в Excel называется прямоугольная часть таблицы (или часть строки, столбца, или целиком строка или столбец), задаваемая через двоеточие адресами противоположных по диагонали ячеек прямоугольника, например: В3: Е5. Строка целиком задается своим номером, а столбец - своим именем. Диапазоны используются для вычисления сумм и других сложных выражений.

Для выбора диапазона ячеек лучше всего пользоваться мышью. Нужно поместить указатель мыши на первую ячейку и, нажав кнопку мыши, надо перетащить его в нужном направлении.

Чтобы расширить блок по столбцам вправо, надо перетащить указатель вправо. По мере движения будут выделяться соседние ячейки.

Чтобы расширить блок по строкам вниз, надо перетащить указатель вниз.

Чтобы расширить блок вправо вниз одновременно, необходимо перетащить указатель по диагонали по направлению к ячейке, расположенной в правом нижнем углу выделяемого блока.

В Excel предусмотрено автовыделение - это действительно быстрый способ выбора всех ячеек блока данных, в котором отсутствуют пустые ячейки. Чтобы воспользоваться автовыделением, надо выполнить следующие действия.

1) Чтобы выбрать первую ячейку блока, нужно щелкнуть на ней.

2) Имеется в виду ячейка, расположенная в левом верхнем углу блока.

Удерживая клавишу <Shift>, дважды щелкнуть кнопкой мыши на правой или нижней границе выбранной ячейки.

3) Дважды щелкнуть на правой границе выбранного блока, если он состоит только из одного столбца таблицы данных.

4) Дважды щелкнуть на нижней границе выбранного блока, если он состоит только из одной строки данных.

Копирование выделенного диапазона с помощью команд Копировать и Вставить выполняется аналогично перемещению диапазона. После выделения копируемый диапазон можно поместить в буфер обмена для последующего использования множество способов.

Можно щелкнуть на кнопке Копировать стандартной панели инструментов, выбрать команду Копировать из контекстного меню ячейки; Меню Правка ªКопировать либо использовать комбинацию клавиш <CTRL+C>

Для завершения копирования нужно щелкнуть кнопку Вставить из меню Правка или контекстного меню ячейки, либо нажать клавиш <CTRL+V>

Для редактирования введенной в ячейку информации нужно дважды щелкнуть на этой ячейки или поместить на нее табличный курсор и нажать <F12>. В результате Excel установит курсор в конец записи этой ячейки. Завершив редактирование, надо щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул или нажать клавишу <Tab> или <Enter>.

Чтобы избавиться только от содержимого ячеек, а не от самих ячеек, необходимо отметить нужный диапазон и нажать клавишу <Delete> либо выбрать команду Правка ª Очистить ª Содержимое (Editª Clearª Contents Del).

Чтобы удалить блок ячеек, а не только очистить его от содержимого, надо отметить этот блок и выбрать команду Правка ª Удалить (Edit ª Delete) или Удалить из контекстного меню ячейки или из меню. В результате появится диалоговое окно Удаление ячеек. Переключатели в этом окне используются для того, чтобы указать, как должны сдвигаться соседние ячейки для заполнения дыр после удаления.

С помощью команды Формат ª Ячейки (Format ª Cells) (или воспользовавшись комбинацией клавиш <Ctrl+1>) можно с легкостью применить к выбранному диапазону целый набор различных стилей форматирования. После выполнения этой команды диалоговое окно Формат ячеек, которое содержит 6 вкладок:

Число (Number)

Выравнивание (Alignment)

Шрифт (Font)

Рамка (Border)

Вид (Patterns)

Зашита (Protection)

По способу ввода чисел в рабочую таблицу Excel определяет назначенный для них числовой формат.

При вводе в ячейку денежного значения с символом денежной единицы (установленной по умолчанию) и двумя цифрами после десятичной точки Excel присваивает этой ячейки и ее содержимому числовой формат Денежный (Currency). При вводе в ячейку величины в процентах (целого числа с символом процента (%) и без цифр после запятой) Excel присвоит этой ячейке и ее содержимому числовой формат Процентный (Percentage).

При вводе даты в соответствии с одним из встроенных в Excel форматов для ввода дат, например 19.02.99 или 19-фев-99, ячейки и ее содержимому будет присвоен формат Дата (Date) (он определяет способ записи даты, а также специальное числовое значение, собственно определяющее эту дату).

Поскольку данные большинства рабочих таблиц относятся к финансовой сфере, возможно для этого надо использовать формат Денежный чаще других. Применить этот формат легко, поскольку на панели форматирования предусмотрен соответствующий инструмент; он так и называется - Денежный формат. Этот формат добавит знак денежной единицы, разделитель разрядов (запятая, пробел или другие) и два десятичных знака к каждому числовому значению в выделенном блоке ячеек. Если в блоке есть отрицательные значения, в денежном формате они могут быть заключены в круглые скобки и отображены красным цветом на экране цветного монитора.

Для применения денежного формата выбраны только ячейки с итоговыми значениями. Затем, чтобы отформатировать их просто нужно щелкнуть на кнопке Денежный формат, расположенной на панели инструментов форматирования.

Формат С разделителем групп разрядов (Comma Style) является хорошей альтернативной формату Денежный.

В этом формате можно установить, чтобы отображались две цифры после десятичной точки, а отрицательные числа заключались в круглые скобки и отмечались красным цветом. Единственное отличие данного формата от денежного - отсутствия знака денежной единицы. Формат С разделителем групп разрядов идеален для тех таблиц, где и так ясно, что числовые значения выражаются в рублях (значит отпадает необходимость показывать букву р. (или другой знак денежной единицы) в каждой ячейки). Этот формат часто используется и для представления больших чисел (необязательно имеющих отношение к деньгам).

Формат С разделителем групп разрядов показана после форматирования соответствующих ячеек (кроме ячеек с итоговыми значениями) в данном формате. Чтобы это сделать на отмеченном блоке, надо щелкнуть на инструменте Формат с разделителем, расположенном на панели инструментов форматирования.

В этом формате происходит выравнивание значений. Более того, надо обратить внимание, как числа, представленные в "формате с разделителем", идеально сочетаются с числами в денежном формате. А если присмотреться, можно заметить, что отформатированные значения больше не упираются в правые границы своих ячеек - они слегка сдвинуты влево. Промежуток между последней цифрой и границей ячейки образован для размещения там круглой скобки в случае появления отрицательного значения, чтобы не нарушить выравнивание по десятичной точки.

Во многих таблицах содержатся величины в процентах, выражающие, например, процентные скобки, текста роста, инфляции и т.д. Чтобы ввести в ячейку величину в процентах, надо поместить после числа знак процента. Например, чтобы указать процентную ставку в размере 13%, нужно ввести 13%. Excel установит для этой ячейки формат Процентный, одновременно разделит в веденное значение на 100, а затем поместит результат в ячейку (в данном случае - 0,13).

Не все величины в процентах вводятся в рабочую таблицу таким способом. Некоторые из них могут вычисляться по формуле и возвращаться в свои ячейки в виде обычных десятичных чисел. В подобных случаях надо самим назначать процентный формат, чтобы перевести вычисленные десятичные значения в проценты (умножая десятичные значения на 100 и добавляя в конце знак %).

В рабочей таблице есть несколько вычисленных по формулам величин в процентах, которые нужно отформатировать. Рассматриваемые значения показаны после того, как они были представлены в формате Процентный. Чтобы это сделать, просто надо выделить нужные ячейки и щелкнуть на кнопке Процентный формат, расположенный на панели инструментов форматирования.

Количество десятичных разрядов, заданное в формате Денежный, С разделителем группы разрядов и Процентный, можно увеличить или уменьшить. Для этого необходимо щелкнуть на кнопки Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность панели инструментов Форматирование. Только надо не забыть выбрать соответствующий диапазон ячеек, прежде чем щелкнуть.

После каждого щелчка на кнопке Увеличить разрядность (на ней изображена направленная влево стрелка и куча нулей) Excel добавляет к установленному формату числа еще один десятичный разряд, где приведены процентные соотношения в диапазоне ячеек. После увеличения десятичных разрядов в процентном формате - не было не одного, а стало два (в формате Процентный нет дробной части числа). Для этого просто надо щелкнуть на кнопке Увеличить разрядность два раза подряд.

Кроме описанных форматов, Excel поддерживает массу других. Чтобы воспользоваться ими, нужно выделить диапазон ячеек для форматирования и в контекстном меню ячейки надо выбрать команду Формат ячеек. Можно поступить по-другому - выбрать команду Формат ª Ячейки (или нажать <Ctrl+1>).

Как только откроется диалоговое окно Формат ячеек, надо перейти на вкладку Число (Number), а затем в списке Числовые форматы (Categories) выбрать нужный формат. Некоторые наборы форматов - например, Дата, Время, Дробный (Fraction) и Дополнительный (Special) - дают возможность выбирать другие форматы в окне списка Тип (type). Денежный, есть свои окна, предоставляющие возможность более точного выбора формата. Если щелкнуть на каком-либо формате в этих окнах списков, то вверху, в области Образец (Preview), Excel продемонстрирует, какое действие окажет этот формат на первое значение текущего диапазона. И когда таким образом найдется нужный формат, просто надо щелкнуть на кнопке ОК или нажать клавишу <Enter>, чтобы применить его к выделенному диапазону.

Excel поддерживает набор числовых форматов под названием Дополнительный. В этом наборе содержится следующие четыре числовых формата, которые могут полезны:

Почтовый индекс (Zip Code). Сохраняет любое количество нулей, стоящих перед числом, что имеет значение для почтовых индексов (но не для арифметических операций), например 00123.

Индекс+4 (Zip Code+4). Автоматически последние четыре цифры от первых пяти и сохраняет любое число стоящих впереди нулей, например 00123-5555.

Номер телефона (Phone Number). Автоматически заключает первые три цифры в круглые скобки и отделяет дефисом последние четыре цифры от трех предыдущих, например (999) 555-1111.

Табличный номер (Social Security Number). Автоматически расставляет дефисы в числе, чтобы разделить его на группы из трех, двух и четырех цифр, например 666-00-9999.

Эти числовые форматы очень удобны при создании баз данных в Excel, в которых часто встречаются почтовые индексы, телефонные номера, а иногда даже номера социального обеспечения.

Если Excel 2002 автоматически не отрегулирует ширину столбцов, существуют, и другие возможности расширить или сузить столбцы. Проще всего это сделать методом "оптимальной подгонки" с помощью средства Автоподбор (AutoFit). Суть этого метода заключается в том, что Excel автоматически расширяет или сужает так, чтобы полностью отобразить самый длинный элемент в этом столбце.

Чтобы осуществить оптимальную подгонку, нужно выполнить следующие действия:

1) Установить указатель мыши на рамку столбца (букву над столбцом) по его правой границе, которая затем передвинется.

2) Дважды щелкнуть кнопкой мыши.

Excel расширяет или сужает столбец так, чтобы самый длинный элемент в нем был отображен полностью.

Установить ширину столбцов можно также с помощью диалогового окна. Ширина столбца (Column Width); необходимо ввести количество символов, которое должно поместиться в столбце. Чтобы открыть это диалоговое окно, в контекстном меню столбца надо выбрать команду Ширина столбца (Column Width) либо команду Формат ª Столбец ª Ширина (Format ª Column ª Width).

Страницы: 1, 2