Аудит расчетов с подотчетными лицами

суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая

затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также

расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным

законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без

НДС. При этом сумм НДС, оплаченная при возмещении таких расходов (в

пределах нормы), определяется по расчетной ставке от суммы указанных

расходов, а сверх нормы — налог возмещению не подлежит;

имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в

командировке;

правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

наличие оправдательных документов;

полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

правильность возмещения затрат на представительские расходы. Включение

представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг)

проводится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных

первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место,

программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники

со стороны предприятия, величина расходов;

правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках. При

этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировке,

выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника

из командировки (любой из трех дней, в течение которых командированный

обязан сдать авансовый отчет по командировке).

3.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен

сначала проверить:

кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж

работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем,

кассиром организации);

имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

кому подотчетен данных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных

лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним

утверждается руководителем организации).

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с

подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе

организации на первое число последнего месяца перед датой проведения

проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7,

необходимо выявить:

суммы выдаваемых под отчет авансов;

имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

назначение и фактическое использование авансов;

сроки представления авансовых отчетов;

имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания

согласно заданию;

правильность и своевременность составления (представления) авансовых

отчетов;

правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-

хозяйственные нужды;

правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными

лицами;

своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

наличие оправдательных документов по всем операциям

Необходимо также установить законность и целесообразность операционных

и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность проведения

этих расходов по безналичным расчетам.

При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц требуется

проверить:

подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли

руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан

или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на

затраты или другие объекты учета организации.

полноту и действительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку,

прилагая к авансовому отчету недействительные документы (товарный чек без

отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без

обязательных реквизитов) или списывая на себестоимость выданные подотчетным

лицам суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных

материалов без оправдательных документов. В то же время к авансовым отчетам

не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости

материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через

подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Выявляя такие факты,

аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными и

определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый

размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному

налогу;

правильность отражения суточных и затрат на жилье, а также правильность

выделения по ним НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить

на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно

с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы,

списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со

стоимости проезда и оплаты найма жилья).

правильность отражения выручки от реализации продукции (товаров) через

подотчетное лицо. В данном случае поступление выручки от реализации

показывают на кредите счета 71 без предварительного (или последующего)

отнесения этой суммы на кредит счета 46 «Реализация продукции (работ,

услуг)». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого

объекта налогообложения (выручки);

правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на

издержки производства (обращения) организации.

Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанными с

загранкомандировками, аудитор должен установить:

правильность учета расчетов;

правильность возмещения работнику расходов в однодневную командировку, а

также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается

бесплатным питанием и жилищным помещением;

правильность расчета курсовых разниц на день представления подотчетным

лицом авансового отчета;

правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь

необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные

записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для

этих целей кредитовые обороты сета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по

счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных

отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50

— с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам

— с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 10 и ведомости № 46

по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 —

с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2 и т.д.

3.4. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными

лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными

лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия

контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления,

хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов

с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок

выдачи работникам подотчетным средств;

1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не

установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет,

или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их

возращения;

1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц,

которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут

быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не

являющимся работниками предприятия;

1.5. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее

выданным авансам;

1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли

предприятия;

1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям,

на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег

одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников

в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте

пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх

установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в

пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных

расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления

фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в

суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ,

услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем

от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный

расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от

стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных

лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительский

расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм

и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с

подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по

операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и

выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере

№ 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче

денег под отчет и контроле за их использованием.

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных

принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании

приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг

лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры

подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача

наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным

подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет

денег одним работником другому.

Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с

подотчетными лицами.

В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и

отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от

26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных

бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить

инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе

расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и

финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня

1995 г. № 49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм

проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого

расходования, а также правильность использования и отчета по суммам

выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче

подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами

порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может

привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм

влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций.

Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны

представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не

позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со

дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при

проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная

выгода от использования работником денежных средства организации и включена

в налогооблагаемый доход этого работника.

В частности, такое разъяснение дано в письме Госналогинспекции по г.

Москве от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, где сообщается, что в

общеустановленном порядке производится налогообложение суммы материальной

выгоды за пользование денежными средствами, полученными работниками от

организаций, при уклонении от возврата этих средства, просрочке в их уплате

или необоснованном получении.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все

время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты

представления отчета об израсходованных суммах.

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по

подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств

организации по окончании отчетного периода без представления им авансового

отчета.

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки

неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском

учете следующими проводками:

|ДЕБЕТ 84|КРЕДИТ 71 |— списание подотчетных сумм, не возвращенных |

| | |работниками в установленные сроки (или по |

| | |которым не представлены авансовые отчеты); |

|ДЕБЕТ 70|КРЕДИТ 84 |— удержание подотчетных сумм из заработной |

| | |платы; |

|ДЕБЕТ 73|КРЕДИТ 84 |— если нет возможности удержать эти суммы из |

| | |заработной платы работника |

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы в

соответствии с пунктами 3 и 6 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня

1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О подоходном

налоге с физических лиц"» считаются доходом работника и облагаются

подоходным налогом.

Поскольку такие суммы являются доходом физических, полученным от

работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить взносы в

государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фонд социального

страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ, фонд обязательного

медицинского страхования.

Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации

под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой

проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными

лицами», оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не

имеется. Такое разъяснение дано, в частности, в письме Госналогинспекции по

г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 «Расчеты с

подотчетными лицами» списывается задолженность подотчетного лица без

оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то

необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в

совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного

бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной

оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего

порядка.

Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не

имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы,

подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября

1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о

бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные

операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться

оправдательными документами, которые служат основанием для записей в

регистрах бухгалтерского учета.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование

подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки,

квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных

услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных

ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском

учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения

имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты,

дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для

первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

. наименование документа;

. дата составления документа;

. наименование организации, составившей документ;

. содержание хозяйственной операции;

. денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

. наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные

печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей

услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица

должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес

его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих

произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под

отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными

реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского

учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав

затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Кроме того, согласно статьям 2 и 7 Закона РФ «О подоходном налоге с

физических лиц», такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный

облагаемый доход работника. Так, в частности, в письме Госналогинспекции по

г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157 указано, что суммы

подотчетных средств, на которые отсутствуют документы, подтверждающие

расходы, включаются в совокупный облагаемый доход работника.

Особое внимание организациям следует обратить на представление

подотчетными лицами чеков контрольно-кассовых машин при покупке

материальных ценностей у юридических лиц в розничной торговле.

По мнению Госналогинспекции по г. Москве (письмо от 8 сентября 1997 г.

№ 11-13/21380), подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но

и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих

расходование полученных сумм в розничной торговле.

Во-первых, ни Законом РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении

контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с

населением», ни принятыми позже нормативными документами, например,

Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении

денежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства

РФ от 30 июля 1993 г. № 745, не установлена обязательность расчетов

торговых организаций с юридическим лицами за приобретаемые товары с

применением контрольно-кассовых машин.

Во-вторых, статьей 492 Гражданского кодекса РФ содержание договора

розничной купли-продажи определяется как приобретение покупателем в

розничной торговле товаров, предназначенных для личного, семейного или

иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной

торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях

предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно

производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве

документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный

чек.

Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет

наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для

производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том

числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с

соблюдением установленных нормативными актами пределов. Так, письмом

Центрального банка РФ от 29 сентября 1997 г. № 525 лимит расчетов наличными

деньгами между юридическими лицами в Российской Федерации по одному платежу

Страницы: 1, 2, 3, 4