рефераты бесплатно
 
Главная | Карта сайта
рефераты бесплатно
РАЗДЕЛЫ

рефераты бесплатно
ПАРТНЕРЫ

рефераты бесплатно
АЛФАВИТ
... А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я

рефераты бесплатно
ПОИСК
Введите фамилию автора:


Документооборот

Документооборот

Министерство высшего и профессионального образования Российской

федерации

Сыктывкарский государственный университет

Финансово-экономический факультет

Кафедра Бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа на тему:

“Документооборот в бухгалтерии”

Научный руководитель:

Фролова Н.Ю.

Исполнитель:

Студент 427 группы

Мантарков Г.Х.

Сыктывкар 2001

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….3

1. Этапы документооборота в бухгалтерии………………………………………5

1. Составление и оформление первичных документов…………………………7

1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов……….7

2. Проверка первичных документов ……………………………………………10

1.2.1 Правила проверки первичных документов ………………………………...10

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов…………..……………….11

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия…..….………….12

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов…………………..…………..14

3. Обработка документов…………………………………………..……………..15

1. Регистры бухгалтерского учета……………………………….……………15

2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского

учета………………………………………………………………………….17

4. Хранение бухгалтерских документов………………….…………..…………18

1. Порядок хранения бухгалтерских документов………………..………….18

5. Учетная политика предприятия в области документооборота……………..21

2. Унифицированные формы документации…………………………...………..22

1. Применение унифицированных форм документации………………...…….22

2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной

документации………………………………………………………………….24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………..25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.……………….………….27

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………..……………28

ВВЕДЕНИЕ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет

сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии

работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления

необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое

управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном

документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата

управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От

того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех

управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется

правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не

оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и

становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией.

Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает

вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически

всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

Создание носителей первичной учетной информации является ответственным

моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не

только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера

являются первичными документами. К таким документам могут относиться

договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения

работ и т.д.) и др.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены

назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми

едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие

при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые

необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы

документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие

задачи // рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы;

исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку

документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что

утверждает учетная политика предприятия в области документооборота;

исследовать применение унифицированных форм документации и внесение

изменений в них.

1. Этапы документооборота в бухгалтерии

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны

оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными

учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и

основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за

совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и

материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом

учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются

сводные учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это

трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего

времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик,

что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться

с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем

автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед

руководителями многих предприятий.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания

или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и

передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов,

передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а

также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица,

составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для

отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным

в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный

бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя

предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить

прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и

проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной

работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда

счетных работников, способствует усилению контрольных функций

бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации

учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня

работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым

подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с

указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота по предприятию

Утверждено приказом № ___ от ___________

| | |Обработка|Передача |

|Создание документа |Проверка документа |документа|в архив |

Наименование документа |Количество экземпляров |Ответственный за выписку

|Ответственный за оформление |Ответственный за исполнение |Срок исполнения

|Ответственный за проверку |Кто представляет |Порядок представления |Срок

представления |Кто исполняет |Срок исполнения |Кто исполняет |Срок передачи

| |1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10 |11 |12 |13 |14 | |Требование |2 |Склад

|ОМТС, бухгалтерия |Склад |Ежедневно (до час.) |Бухгалтерия |1 экз. – цех 2

экз. - склад |При отчете при реестре |Ежедневно (до часов) |Бухгалтерия

|Ежедневно |Бухгалтерия |По истечении квартала | |

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера,

табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов

труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица,

работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы,

относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого

каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются

документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их

представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые

представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по

предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

1. Составление и оформление первичных документов

1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного

отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать

требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в

ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О

бухгалтерском учете".

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент

совершения операции, а если это не представляется возможным -

непосредственно после ее окончания.

• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они

составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной

учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание

собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в

альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие

обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном

выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение

хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи

создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов,

методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки

учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные

реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены

разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных документах должны производиться чернилами,

химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин,

средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих

записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки

в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой

отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном

министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание

документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском

учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица,

создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных

и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными

средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером

или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица

денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства

считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под

финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие

финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и

договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным

бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные

учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного

распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту

ответственности за последствия осуществления таких операций и включения

данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном

носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты

первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных

документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации,

позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен

общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и

внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ

предприятий, учреждений.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник

хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура,

предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на

бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда

налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами,

проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица)

и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций,

оформляемых первичными и сводными первичными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается

принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям,

которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки,

хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других

ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру

предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку,

исключающую возможность их повторного использования:

• при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

• при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа

контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а

также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы,

подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или

"Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов,

фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-

материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются

положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о

ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими

нормативными актами.

2. Проверка первичных документов

1. Правила проверки первичных документов

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет

соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной

проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение

реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение

обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом

документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все

предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом

требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц,

ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать

организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим

законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях

налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-

фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки,

гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в

бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для

этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия,

учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку

первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем

главного бухгалтера.

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько

групп:

• по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская

неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения — в тексте или цифрах первичных

документов, при разноске в регистры;

• по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные

(вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера)

и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные

документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками

хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц,

которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением

кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма

так, чтобы можно было прочитать исправленное;

• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

• на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за

подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью

лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров

подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

• если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление

делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на

предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или

специализированными обязательных реквизитов;

• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

• наличие подчисток и помарок в документах;

• нарушение правила исправления ошибок в документах;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков в свободных строках;

• отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа,

месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым

ордерам;

• арифметические ошибки при таксировке документов.

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания,

предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и

налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на

основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской

Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями,

изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть первая)" от

31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля

1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной

налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении)

прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у

предприятий, учреждений, организаций и граждан".

Выемка документов у предприятий производится на основании письменного

мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой

инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем)

налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о

производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и

обязанности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у

которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях,

приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого

Страницы: 1, 2


рефераты бесплатно
НОВОСТИ рефераты бесплатно
рефераты бесплатно
ВХОД рефераты бесплатно
Логин:
Пароль:
регистрация
забыли пароль?

рефераты бесплатно    
рефераты бесплатно
ТЕГИ рефераты бесплатно

Рефераты бесплатно, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему, курсовые, дипломы, научные работы и многое другое.


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.