Разработка комплекса деловой переписки фирмы

изъяснительные, определительные, сравнительные, придаточные времени,

степени, места, причины, следствия, условия, уступки, цели. В данном тексте

встретились придаточные условия (Будем весьма признательны, если Вы

направите в наш адрес более точные данные комплекса оборудования. .),

придаточное изъяснительное (В товеет на Ваше письмо от.. сообщаем Вам новые

платежные реквизиты.), придаточное определительное (не присутствуют.),

придаточное места (Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического

прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие

в его обсуждении)

В деловых письмах кроме вводных слов часто употребляются причастные и

деепричастные обороты, которые также вносят смысловые оттенки.(в данном

случае не встречаются)

Распространенны в языке служебных документов так называемые

расщепленные сказуемые. Например, обороты должна была закончить, возьмутся

выполнить, хотели воспользоваться… Они требуют строгого соблюдения норм

сочетаемости глаголов с существительными, называющими те или иные

конкретные явления.

В официальных текстах широко распространены и конструкции с

последовательным подчинением однотипных падежных форм (нанизывание падежей,

обычно форм родительного падежа). Например: Благодарим Вас за запрос от

20.01.2002. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с

удовольствием высылаем подробную информацию об комплексе оборудования по

производству круп и муки.

В целом употребление подобных конструкций в деловой речи не является

ошибкой. Но в некоторых случаях предложение их следует упрощать.

Приемы повышения информативности и убедительности

Информативность деловой корреспонденции достигается применением

сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей

степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым

ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.

Такое качество, как убедительность достигается выполнением следующих

условий:

. доказательность письма, т.е. аргументация решений, (Согласно договору

№…);

. использование стандартных синтаксических конструкций, которые

облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной

информации в виде одного распространенного предложения .

. адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым

фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения,

благодарим Вас). Наиболее ярко этот фактор проявляется в

нерегламентированных письмах.

Каждое из представленных деловых писем является многоаспектным. Для

повышения убедительности в них использованы стандартные синтаксические

конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в

рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция

удовлетворяет условиям убедительности.

Влияние коммуникативных факторов на структуру письма

Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа

коммуникативного успеха, то, пожалуй, самым важным среди факторов речевой

ситуации является фактор цели. Цель подается в виде речевой формулы,

ключевым словом которой является глагол-действие: напоминаем, сообщаем,

приглашаем ...

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат

не очень хорошо известен, для обращения используется формула Уважаемый г-н

Диванов. Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата:

Уважаемый Александр Николаевич.

Фактор адресата непосредственным образом связан и с выбором

тональности письма. Однако речевые формулы ввода информации универсальны.

Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и

отвечающей стороны. Инициативные письма требующие ответа, - в деловой

практике это коммерческие письма (письмо-предложение - ответ на

предложение; письмо-просьба - ответ на просьбу; письмо-запрос - ответ на

запрос; рекламация - ответ на рекламацию). Остальная деловая

корреспонденция обязательного ответа не требует.

Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в

виде устойчивых формул ввода сообщения:

Обращаемся к Вам с просьбой.

В ответ на Вашу просьбу.

Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки

инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе

или отклонение предложения, составляется по схеме:

1) повторение просьбы;

2) причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему

предложение не может быть принято;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Употребление риторических фигур в рекламных письмах

Риторическое обращение выделяет важные смысловые позиции текста.

Уважаемый клиент!

Цель использования этого приема - определение его адресации.

Заключение

Изначальной задачей данной курсовой работы было моделирование деловой

переписки произвольной фирмы по какому то вопросу.

В рамках задания была разработана фирменная эмблема фирменный бланк.

Составлены 15 писем, которые отражают начальную, промежуточную и

заключительную стадию решения вопроса. Образцы писем оформлены в

соответствии с нормативными документами.

Затем был проведен их многоаспектный анализ, позволяющий утверждать,

что разработанная корреспонденция соответствует требованиям, т.е. она

точна, логична, грамотна и корректна.

Библиографический список

1. О.И. Семянкова Нормы правописания в деловом стиле. Электронный учебник.

П

2. Т.В. Печникова, А.В. Печникова Практика работы с документами в

организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.

Приложение А

Эмблема ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

Приложение Б

Бланк письма ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

ОАО «АСТРОН»

440056, г. Пенза

ул. Попова, 11

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от_________№_____

на №____от_______

Приложение В

Ответ на запрос ОАО «АСТРОН» к «Пром»

(обязательное)

ОАО «АСТРОН» Директору «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза 444567, г.

Самара

ул. Попова, 11 ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.01.2002 № 112

на №__113____от__20.01.2002______

О получении информации

Уважаемый Николай Николаевич!

Благодарим Вас за запрос от 20.01.2002. Мы рады, что Вам понравилась

наша новая линия товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию об

комплексе оборудования по производству круп и муки. Мукомольно – крупяной

комплекс позволяет производить из различного сырья высококачественные

крупы: пшеничные, ячневые, кукурузные, гороховые, пшено, рис. Несложная

переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и

кукурузную муку.

Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат

соответствия и гарантия 18 месяцев.

Приложение: прайс- лист на 5 л.в 1 экз.

С уважением.

Генеральный директор П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Приложение Г

Письмо-запрос фирмы«Пром» ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

“Пром” Генеральному директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара 440056, г.

Пенза

ул. Кирова, 12 ул. Попова, 11

тел (095) 23 36 17

факс (095) 23 36 29

от 20.01.2002 № 875

на № от __________

О получении данных

Уважаемый Петр Иванович!

Мы получили Ваш каталог в котором представлены новые товары.

Некоторые из данных товаров могут найти применение и в нашем

производственном процессе.

Мы будем Вам признательны, если Вы направите в наш адрес более полные

данные комплекса оборудования по производству круп, вместе с ценами по этой

продукции..

С уважением.

Директор Н. Н. Лядов

Ноль Наиля Николаевна

(095) 23 36 55

Пол.doc

Приложение Д

Оферта фирмы ОАО «АСТРОН» к фирме «Пром»

(обязательное)

ОАО «АСТРОН»

Директору

ОАО

«Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11 ул.

Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 10.02.2002 № 115

на №______от________

О реализации товара

Уважаемый Николай Николаевич !

Благодарим Вас за запрос от 8.02.2002 и предлагаем твердо

микромельницу МиМ на следующих условиях:

. Минимальный заказ – 8 комплектов, масса – 190 кг;

. Цена одного комплекса – 1650000 руб.

. Поставка товара будет произведена с 1.04.2002 по 10. 04.2002

Просим подтвердить данное предложение в течении 10 дней с момента

получения нашего письма.

.

С уважением.

Генеральный директор П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Корреспонденция.doc

Приложение Е

Письмо-ответ ОАО «Пром» на предложение ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

ООО «Пром»

Директору ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара 440056,

г. Пенза

ул. Кирова, 12 ул. Попова, 11

тел (095) 28 36 42

17.02.2002 № 678

На № 115 от 10.02.2002

О подтверждении предложения

Уважаемый Петр Иванович!

Подтверждаем получение Вашего предложения от 10.02.2002 на

микромельницу МиМ. В ближайшее время мы сообщим свое решение о возможности

закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением.

Директор Н.Н.Лядов

Федоров Валентин Николаевич

(095) 29 97 65

лот.doc

Приложение Ж

Договорное письмо ОАО «АСТРОН» к ОАО «Пром»

(обязательное)

ОАО «АСТРОН» Директору

ОАО

«Пром»

Н.Н.

Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11 ул.

Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 1.03.2002 № 78

на №______от________

О направлении договора

Уважаемый Николай Николаевич!

Направляем подписанный с нашей стороны договор № 76 от 20.02.2002.

справка о финансировании будет выслана позже. Данное письмо следует считать

неотъемлемой частью настоящего договора

Приложение: Договор на поставку оборудования № 76 на 6 л. в 3 экз..

С уважением.

Генеральный директор П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Кол.doc

Приложение З

Письмо-извещение ОАО «АСТРОН» к ОАО«Пром»

(обязательное)

ОАО «АСТРОН» Директору

ОАО

«Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11 ул.

Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 27.02.2002 № 167

на №_25.02.2002 от_90_______

Об новых реквизитах

Уважаемый г-н Лядов!

В ответ на Ваше письмо от 25.02.2002 сообщаем, Вам новые платежные

реквизиты для перечисления денежных средств за микромельницу МиМ: Р/с

4567864 Банк «Мнатеп» г. Пенза К/л 54673983894858 МФО 897654567 БНК 7896576

ИНН 6789654 .

С уважением.

Генеральный директор П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Кор.doc

Приложение И

Письмо-просьба ОАО «Пром» к ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

ОАО «Пром»

Генеральному директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12

ул. Попова, 11

тел (095) 28 43 88

25.02.2002 № 90

На № ____ от _________

О получении новых реквизитах

Уважаемый Петр Иванович!

Обращаемся к Вам с просьбой, в связи с изменением по РФ банковских

реквизитов, направить в наш адрес Ваши новые данные, для выписки счетов, по

факсу (8679) 789765.

С уважением.

Директор Н.Н. Лядов

Ципина Валентина Николаевна

(095) 23 87 55

лор.doc

Приложение К

Письмо-рекламация ОАО «Пром» к ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

ОАО «Пром»

Генеральному директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12

ул Попова, 11

тел (095) 70 43 00

1.03.2002 № 78

О предъявлении претензии

Уважаемый Петр Иванович!

Мы официально заявляем Вам рекламацию на задержку в передаче

технической документации на универсальный комплекс оборудования, по

контракту № 78.

В связи с этим мы настаиваем на возмещение всех расходов в сумме двух

тысяч долларов.

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и

незамедлительно сообщите нам свое решение.

С уважением.

Директор П.И. Лядов

Лосева Наиля Александровна

(095) 54 85 69

дор.doc

Приложение Л

Ответ на рекламацию

(обязательное)

ОАО «АСТРОН» Директору

ОАО

«Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11 ул.

Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 15.03.2002 № 1-16

на № 78 от 1.03.2003

Уважаемый Николай Николаевич!

Подтверждаем получение Вашего письма от 1.03.2002, из которого мы

узнали , что Вы предъявляете нам претензию на сумму двух тысяч долларов за

задержку в передаче технической документации по контракту № 78.

Мы тщательно рассмотрели Вашу претензию и должны сообщить, что

задержка в передачи документации произошла не по нашей вине. Мы хотели бы

напомнить Вам, что пункт 6 вышеуказанного контракта предусматривает

передачу техдокументации в течении 3 месяцев.

Таким образом, Вы не можете требовать уплаты неустойки..

С наилучшими пожеланиями.

Генеральный директор П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Кор.doc

Приложение М

Сопроводительное письмо фирмы ОАО «АСТРОН» к ОАО «Пром»

(обязательное)

ОАО «АСТРОН» Директору

ОАО

«Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11 ул.

Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 11.03.2002 № 1-90

на № 98 от 6.03.2002

Уважаемый Николай Николаевич!

Согласно Вашей просьбе высылаем запрошенные Вами дополнительные

технические данные, касающиеся линий сельскохозяйственных машин и

оборудования.

Получение просим подтвердить.

Приложение: Спецификация на 40 л. в 1 экз.

С уважением.

Генеральный директор П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Кор.doc

Приложение Н

Письмо-напоминание ООО «ПАК» к ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

ООО «ПАК»

897654, г. Псков Генеральному

директору

ул. Невская, 15 ОАО «АСТРОНх»

тел (095) 55 43 05 П.И. Иванову

440056, г.

Пенза

ул. Попова,

11

25.02.2002 № 89

О поставке оборудования

Уважаемый Петр Иванович!

Письмом № 78 от 12.02.2002 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением

производственной мощности наше предприятие имеет возможность дополнительно

поставить Вашей фирме оборудование по производству растительного масла на

сумму 1000000 рублей..

Однако до настоящего времени ответа мы не получили.

Напоминаем о нашем предложении и просим в 10 – дневный срок

подтвердить свое согласие или отказ от получения данного оборудования

С уважением.

Директор Л.И. Борисов

Волкова Ольга Олеговна

(095) 56 85 67

пора.doc

Приложение П

Письмо-приглашение

(обязательное)

ОАО «АСТРОН» Директору

ОАО «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза 444567,

г. Самара

ул. Попова, 11 ул. Кирова,

12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.03.2002 № 178

на № от ________-

О приглашении на конференцию

Уважаемый Николай Николаевич!

2 апреля 2002 года в 12 часов в актовом зале нашего предприятия

состоится обсуждение проекта новой линии производства оборудования для

пищевой промышленности.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в

промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его

обсуждении.

Мы будем рады Вас видеть . получение просим подтвердить

Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.

С уважением.

Генеральный директор П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Кор.doc

Приложение Р

Письмо-благодарность

(обязательное)

ОАО «Пром» Директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12 ул. Попова,

11

тел (095) 22 36 15

от 28.03.2002 № 1-78

на №__178 от 25.03.2002

Уважаемый Петр Иванович!

Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии

по производству оборудования, за которое Вам о признательны.

Мы рады присутствовать на этом мероприятии.

С наилучшими пожеланиями.

Генеральный директор Н.Н. Лядов

Котова Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Корреспонденция.doc

Приложение С

Письмо-приглашение ОАО «АСТРОН» к клиентам

(обязательное)

ОАО «АСТРОН»

440056, г. Пенза

ул. Попова, 11

тел (085) 22 36 150

предлагаем Вам новое оборудование для переработки сельскохозяйственной

продукции и для пищевой промышленности:.

V Электросепаратор – 847.13 руб

V Дробилка кормрв – 1576.00 руб.

V Мельничный комплекс – 638000.00 руб.

V Тестомесильная машина – 30375.00 руб.

V Шкаф пекарный – 30375.00 руб.

V Крупяной комплекс – 3127750.00 руб.

Мы рады ответить на Ваши вопросы по тел.(085) 22 56 89

С уважением.

Генеральный директор П.И. Иванов

Приложение Т

Письмо-отказ ОАО «МКТ» к ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

ОАО «МКТ» Директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

876543, г. Ростов 440056,

г. Пенза

ул. Литова, 113 ул.

Попова, 11

тел (795) 72 86 15

от 7.04.2002 № 190

на №______от________

О расторжении договора

Уважаемый Петр Иванович!

Мы не можем продлить с Вами договор № 67 от 12.12.2001, ввиду того,

что между нашими предприятиями не сложились длительные хозяйственные связи.

В том случае, если Вам будут выделены фонды, мы заключим догвор

на поставку картона в 2003 году.

С уважением.

Генеральный директор А.Н. Золотов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Коррида.doc

-----------------------

Место для печати

Место для печати

Место для печати

Место для печати

Место для печати

Страницы: 1, 2