Вопросы и ответы к междисциплинарному экзамену (государственное и муниципальное управление)

установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и

осуществления корректирующего воздействия в случае, если достигнутые

результаты отличаются от установленных стандартов. Контроль способствует

тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно ближе к

требуемым или желаемым.

Контроль присутствует в действиях и руководителя, и любого члена

коллектива. Контроль неразрывно связан с другими функциями менеджмента -

планированием, мотивацией и организацией. Более того, он присутствует и в

планировании, и в мотивации, и в организации, осуществляя необходимую

обратную связь.

Виды контроля

Различают предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала непосредственных

работ. Объектом контроля могут быть все виды ресурсов. При контроле

человеческих ресурсов анализируются деловые качества, профессиональные

навыки и знания персонала.

Предварительному контролю подвергаются материальные ресурсы.

Проверяется соответствие стандартам качества всех материальных составляющих

производственного процесса. Такая проверка носит название входного

контроля.

Контроль финансовых средств - особый вид предварительного контроля

Текущий контроль осуществляется в процессе производства продукции или

реализации проекта. При этом объектом контроля могут быть как общие

социально-экономические результаты, так и частные характеристики

выпускаемой продукции. Корректирующие воздействия осуществляются при этом

по ходу реализации проекта.

Текущий контроль является средством осуществления обратной связи.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа

выполнена. Этот вид контроля, во-первых, дает руководителю информацию,

необходимую для планирования аналогичных работ в будущем, чтобы избежать

трудностей и ошибок. Во-вторых, данный вид контроля позволяет оценить

полученный результат, вклад каждого подразделения и сотрудника и принять

решение о соответствующем мотивационном поощрении. Заключительный контроль

также позволяет выявить системные проблемы и осуществить стратегические

действия по изменению работы организации в целом.

Процесс контроля

Процесс контроля состоит из:

• выработки стандартов и критериев оценки;

• сопоставления реальных результатов с намеченными требующимися;

• принятия необходимых корректирующих воздействий.

Стандарты - это конкретные цели, которые были выработаны на стадии

планирования. Все стандарты, участвующие в процедуре контроля, выбираются

из целей, которые лежат в основе стратегии организации. Эти цели должны

быть измеримыми и ориентированными во времени так, чтобы можно было

сопоставить результаты, полученные организацией, подразделением или

отдельным человеком, с предварительными ориентирами и целями.

Современные тенденции развития контроля

1. Децентрализация. Контрольные функции, традиционно осуществляемые

централизованно (в коммерческой фирме - ее руководством, а в государстве -

центральными органами), постепенно перераспределяются между:

• верхними звеньями управления;

• сторонними организациями, специализирующимися на функциях контроля;

• потребителями продукции;

• низовыми звеньями управления.

Часть контрольных функций передается внешним организациям. Наиболее

ярко эта тенденция видна в аудите, когда независимая аудиторская фирма

проверяет правильность бухгалтерских и финансовых документов.

2. Изменение содержания контроля и новые методы его осуществления. С

измерения затрат центр тяжести переносится на измерение результатов.

Традиционный подход в государственном управлении постоянно концентрирует

внимание на том, сколько потрачено государственных средств, при этом

измерение реального результата остается в тени. Новый подход менеджмента в

государственной службе основное внимание переносит на контроль и мониторинг

результатов, которые получены в процессе тех или иных действий

государственной службы.

3. Развитие новых информационных систем. Они позволяют в определенных

аспектах автоматизировать процесс управления и контроля. Одновременно с

развитием мощных информационных систем, использующих современные

возможности вычислительной техники и телекоммуникационные технологии,

меняется содержание информационных потоков, участвующих в процедуре

контроля.

• контроль и оценка результатов в рамках государственной службы

осуществляются вышестоящими структурными единицами и одновременно людьми

как непосредственно, так и с помощью средств массовой информации и

общественных организаций. Контроль в государственной службе носит более

широкий и более объемлющий характер, чем в коммерческой организации.

*Вопрос 12. Сущность и виды управленческих решений. Требования,

предъявляемые к УР. Эффективность УР в органах Г и М управления.

Сущность и виды решений

УР – основной инструмент воздействия профессиональных работников

госслужбы или коммерческих структур на управляемый объект.

УР – есть план разрешения, ликвидации проблемы, основной продукт

субъекта управления.

В нем в той или иной степени пересекаются и концентрируются все виды

управленческой деятельности. Выборочные обследования показывают, что 70—80%

рабочего времени аппарата расходуется на подготовку, принятие и выполнение

собственных, а также поступивших "сверху" решений.

Следует различать два основных типа решений: нужные и ненужные. К

первым относятся те решения, которые приближают организацию к ее цели,

улучшают ситуацию на управляемом объекте, повышают эффективность его

функционирования.

Нужные решения также можно объединить в две группы: тактические и

стратегические. К первой группе относятся решения, основное назначение

которых состоит в том, чтобы поддерживать нормальное функционирование

управляемого объекта, не внося в его работу каких-либо существенных

качественных изменений Стратегические решения направлены на достижение

существенных качественных изменений в самой структуре управляемого объекта,

с тем чтобы добиться заметного повышения экономической (социальной)

эффективности его работы.

По способу принятия – интуитивные, адаптационные, рациональные;

По степени обязательности исполнения - директивные, рекомендательные;

По субъекту принятия – единоличные, коллективные;

С точки зрения предопределенности – запрограммированные, незапрограм.

От кол-ва альтернатив для выбора – инновационные, бинарные,

стандартные, многоальтернативные.

Технология подготовки и принятия решения включает следующие четыре

стадии: выявление проблемы, обоснование общей концепции, выработку двух-

трех вариантов проекта, выбор и обоснование наилучшего варианта, который

берется за основу для принятия окончательного решения.

Требования, предъявляемые к УР.

- Целенаправленность;

- Научная обоснованность;

- Своевременность;

- Непротиворечивость;

- Реальность;

- Полномочность;

- Правомочность;

- количественная и качественная определенность.

Принципы принятия УР:

- единоначалие – организационное решение, нет времени на обсуждении

проблемы, проблему в силу каких либо причин не следует коллективно

обсуждать;

- принцип единогласия – суть в безоговорочной поддержке;

- принцип большинства – парламентский вариант;

- принцип консенсуса – согласование спорных вопросов.

Эффективность УР в органах Г и М управления.

Можно рассмотреть уровень эффективности УР в координатах К – качество

решения и П – степень принятия решения.

а) высокая степень П: нововведения, оценка деятельности;

б) , и г) решения, не обусловленные факторами П и К: самоуправление,

регламентные процедуры;

в) высокая степень К: техника, технология;

д) высокая степень П и К: кадровая политика, развитие организаций.

Радченко А. И.:

- основой эффективности УР являются научные методы поиска

оптимальных УР;

- важное значение для подготовки эффективного УР имеет соблюдение

основных требований к тексту распорядительных документов.

*Вопрос 13. Технология подготовки, принятия и выполнения управленческих

решений в Г и М управлении.

Эта технология включает следующие четыре стадии: выявление проблемы,

обоснование общей концепции, выработку двух-трех вариантов проекта, выбор и

обоснование наилучшего варианта, который берется за основу для принятия

окончательного решения.

На стадии выявления проблемы предрешается вопрос о такой важной

характеристике будущего решения, как его своевременность: когда нужно

начинать подготовку нового решения, чтобы не оказаться в хвосте постоянно

бегущих событий? В общей форме ответить на такой вопрос нетрудно: на ранней

стадии возникновения противоречий.

Руководитель администрации региона, имеющего устойчивые высокие

показатели развития, как правило, умеет выделить из большого числа вопросов

три—пять узловых, на которых сосредотачивает свое внимание. Для одних — это

проблемы народного образования, для других — занятости, для третьих — жилья

и обновления коммунального хозяйства. Для всех — где найти деньги,

дополнительные источники финансирования решения крупных социальных проблем.

На практике при выявлении крупных проблем, решение которых нельзя

откладывать, чаще всего руководитель вместе со специалистами постоянно и

внимательно следит за контрольными индикаторами, которые сигнализируют,

когда положение на управляемом объекте достигает или даже превышает

предельные экстремальные значения. Наиболее часто используются такие

индикаторы: соотношение денежных доходов и расходов населения; доля (10 и

20%) полярных групп населения в присвоении общих доходов; доля населения,

имеющего доходы ниже прожиточного минимума; средняя продолжительность жизни

мужчин и женщин и ее динамика; доля безработных среди экономически

активного населения; соотношение роста производительности труда и средней

денежной заработной платы; структура использования календарного рабочего

времени; доля производственных инвестиций в ВВП или национальном доходе.

Когда руководитель замечает опасную тенденцию в изменениях контрольного

индикатора, он обязан своевременно принять меры, чтобы затормозить ее и

начать подготовку стратегического решения по коренному улучшению

складывающейся опасной обстановки.

Следующая стадия — выработка общей концепции будущего решения. Она

включает в себя стратегические направления развития на несколько лет;

обоснование главных целей, в том числе приоритетных; оценку необходимых

ресурсов, прежде всего финансовых; определение возможных сроков достижения

намеченных целей при благоприятных внешних условиях.

Третья стадия предполагает разработку двух-трех альтернативных

вариантов решения проблемы. Это, как правило, максимальный и минимальный, а

также компромиссный варианты. Компромиссный не значит средний: все зависит

от того, чем приходится жертвовать. По существу на этом этапе маневрируют

четырьмя параметрами: целями, сроками, инвестициями и другими ресурсами, с

тем чтобы повысить уровень обоснованности, реальности проводимых расчетов.

Формально время и инвестиции тоже входят в понятие "ресурсы". Однако при

разработке стратегического решения они очень часто играют самостоятельную,

определяющую роль.

Стадия выбора оптимального варианта и принятия конкретного решения

имеет свои особенности. На ней целесообразно выбрать критерий оптимальности

для данного решения, т. е. отдать приоритет либо максимизации цели, либо

сокращению сроков ее достижения, либо минимизации затрат. Практически

каждое решение — это сознательный компромисс, на который идет руководитель,

опираясь не только на расчеты и формальную логику, но и на свою интуицию,

опыт и чувство ответственности и риска. Как правило, стратегическое решение

рождается в муках, в борьбе убежденности и сомнений, воли и слабости.

Принятие конкретного решения характеризуется переходом от абстрактного

к конкретному. На этапе подготовки решения обычно отрабатывается общая

концепция решения, его принципиальные положения и параметры. На стадии его

принятия этим общим положениям необходимо придать конкретные рабочие формы

с указанием сроков и конкретных исполнителей. Между ними распределяются с

достаточной степенью четкости (во всяком случае желательно, чтобы было так)

функции, ответственность, права и ресурсы. На этой же стадии (если этого не

сделано раньше) целесообразно познакомить с проектом решения его основных

исполнителей, иногда смежные организации и учреждения.

Кульминационный момент — принятие (подписание) решения. Принятый

документ может иметь форму развернутого бизнес-плана, инвестиционного

проекта, долгосрочной адресной программы.

Определенное значение имеет форма обсуждения и принятия такого решения:

единоличная или коллективная. В тех случаях, когда решение подписывает

глава администрации, повышается его ответственность за качество и сроки

выполнения намеченных мероприятий. Коллективное решение, как правило, более

сбалансировано по содержанию и интересам. Оно отражает опыт многих людей,

разные точки зрения и подходы. Такое решение как бы проходит дополнительную

проверку на обоснованность и своевременность. Будущие исполнители обычно

активно участвуют в обсуждении проекта, вносят свои предложения в текст,

высказывают замечания и пожелания.

О.С. Виханский и А.И. Наумов весь стандартный процесс принятия и

реализации решения разделяют на три стадии по три шага.

Стадия 1. Признание необходимости принятия решения:

- восприятие проблемы;

- интерпретация и формулирование проблемы;

- определение критериев успешного решения проблемы.

Стадия 2. Выработка решения:

- разработка альтернатив;

- оценка альтернатив;

- выбор альтернативы.

Стадия 3. Реализация решения:

- организация выполнения решения;

- анализ и контроль выполнения решения;

- обратная связь и корректировка.

*Вопрос 14. Информационно-коммуникационные аспекты Г и М управления.

Управление есть процесс, состоящий из реализации управленческих

функций . Есть функции пронизывающие весь процесс управления – мотивации и

коммуникации. Управление в известном смысле можно охарактеризовать как

процесс восприятия, преобразования и передачи информации.

Коммуникация – это связь, в процессе которой устраняется неопределенность.

Информация – есть совокупность сведений об изменениях совершающихся в

управляемой системе и окружающей ее среды, которая уменьшает степень

неопределенности наших знаний о конкретном объекте.

Информация сама по себе является важнейшим ресурсом менеджмента.

Особенности информации:

- инфо отражает свойства материального мира и не может возникать

ниоткуда;

- инфо обладает свойствами материи, поэтому можно ее получать,

накапливать, передавать;

- инфо ресурс который не истощается, а только увеличивается, легко

множится;

- информационный ресурс повышает эффективность других ресурсов

управления.

Количество информации переходит в новое качество, возникает новая

парадигма – осознание процессов в новом виде.

Виды информации в управлении:

- по времени получения: постоянная, дискретная;

- по сферам общественной жизни: экономическая, политическая,

социальная, и т.д.;

- по источникам поступления: входящая, исходящая, внутренняя, внешняя

информация;

- по способу передачи: спутниковая, электронная, электрическая,

печатная;

- по функциям управления: аналитическая, прогнозная, организационная,

контрольная;

Какая должна быть информация: достоверной, объективной, достаточной,

своевременной, полезной, простой. А.И. Радченко считает, что информации в

управлении должны быть присуще: полнота (достаточность), достоверность,

оперативность, полезность, готовность, однозначность, минимальную

трудоемкость сбора и передачи, сжатие инфо при передаче ее на более высокий

уровень управления.

Потоки информации в структуре организации.

Под потоком информации понимают целенаправленное движение информации

от источников до потребителя. Имеем систему каналов распространения

информации: официальная (формальная) и неофициальная информация. Источник

первой – должностные лица. Эта инфо распространяется по формальной

структуре. Формальный коммутационный поток разделяется на: горизонтальные и

вертикальные потоки. В свою очередь вертикальные потоки подразделяются на

восходящие и нисходящие. Уровень эффективности их соответственно 25 и 10

процентов. Эффективность горизонтальных потоков до 90 процентов. Это

объясняется тем, что люди находятся на одном организационном уровне,

довольно хорошо изучили характер работы своих коллег и легко ориентируются

в содержании информации.

Нисходящие каналы используются для передачи инфо сотрудникам на нижние

уровни иерархии. Основными формами коммуникации сверху-вниз являются

приказы, распоряжения, инструкции, правила и процедуры.

Восходящие каналы информации используются для обратной связи.

Руководителю всех уровней необходимо иметь информацию о положении дел на

местах. Вид восходящего потока – формализованная система статистических и

аналитических отчетов, справок и т.п. Однако в данном случае происходит

сильное искажение информации. Традиционными методами контроля качества

предоставляемой снизу информации является сбор данных из независимых

источников и выборочные проверки.

Кроме того существуют неформальные коммуникационные потоки, связанные

с неформальной структурой организации. Основным методом неформального

общения является передача устных сообщений от одного участника

информационной цепи к другому.

Руководитель организации должен точно представлять информационные

потоки в организационной структуре и по возможности рационализировать ее.

Причины плохих коммуникаций.

Во-первых, шумы (помехи, наличие барьеров). Первый барьер –

семантический барьер, понятийный барьер. Информация может быть бесполезна

для получателя, если он не находится на одном интеллектуальном уровне с

передающим информацию. Второй барьер – прагматический. Это значит, что

информация может просто не использоваться. Третий барьер – физический

барьер.

Во-вторых, недостаточное понимание важности информации.

В-третьих, неблагоприятный психологический климат в коллективе, при

этом инфо искажается.

В-четвертых, отсутствие обратной связи.

В-пятых, плохая, слабая память.

*Вопрос 15. Организация как объект управления. Особенности организации в

органах Г и М управления.

Организация – систематизированное, сознательное объединение действий

людей, преследующее достижение определенных целей.

Организация это: внутренняя упорядоченность, согласованность

взаимодействия более или менее дифференцированных частей целого,

обусловленная его строением. Основными составляющими любой организации

являются люди, входящие в данную организацию, задачи, для решения которых,

данная организация существует и управление, которое формирует, мобилизует и

приводит в движение потенциал организации для решения стоящих перед ней

задач.

Любая организация может быть представлена как открытая система,

встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней

среды, на выходе она отдает ею созданный продукт.

Поэтому жизнедеятельность каждой организации состоит из трех

основополагающих процессов: получение сырья или ресурсов из внешнего

окружения, изготовление продукта и передача продукта во внешнюю среду. Если

хотя бы один из процессов прекращается, организация далее уже не может

существовать.

Организация как субъект управления характеризуется:

- структурой – отдельные подразделения и связи между ними;

- внутриорганизационными процессами – координация, принятие решений,

коммуникации;

- процедуры и нормы принятия решений;

- технология – технические средства и способы их комбинирования и

использования для получения конечного продукта;

- кадры – как основа организации;

- организационная культура – устойчивые нормы, представления,

принципы и верования относительно того, как данная организация

должна и может реагировать на внешние воздействия, каков смысл

функционирования организации.

Государство осуществляет свои задачи и функции через разветвленную

систему органов. Понятие орган является частью более широкого понятия

организация. Организация – как совокупность людей, их определенный

коллектив, например общественная организация (партия, профсоюз),

производственная организация. Орган есть конкретная разновидность

организации, через который организация совершает свои действия. Каждый

государственный (муниципальный) орган выступает по поручению государства

(муниципального образования) и в его интересах.

Все разнообразие практической деятельности государства осуществляется

его многочисленными органами, составляющими в своей совокупности

государственный аппарат. Орган гос. управления есть часть гос аппарата.

Гослужба представляет собой автономную специализированную группу

людей, выполняющих функцию управления, ориентированных на достижение

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12