рефераты бесплатно
 
Главная | Карта сайта
рефераты бесплатно
РАЗДЕЛЫ

рефераты бесплатно
ПАРТНЕРЫ

рефераты бесплатно
АЛФАВИТ
... А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я

рефераты бесплатно
ПОИСК
Введите фамилию автора:


Основы делопроизводства

деятельности организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного

сроков хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью

отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность

включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку

хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со

степенью важности и сроком хранения документации.

Требования к формированию дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка

расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индексов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное

требование к номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе

деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как

создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и

лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих

комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи,

документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные

делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения

или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более

одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру

каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года

номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года

в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких

дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько

резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и

т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при

составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно

отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по

заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание

на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида

документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов,

корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В

заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы»,

«Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны

включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например:

«Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института»,

«Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются

названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по

отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.

10-ф)».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел

проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения

заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-

структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного

деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной

организации дела систематизируют по степени их важности с учетом

взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные

документы директивных и вышестоящих органов, затем — дела, содержащие

организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в

целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется

номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с

распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы,

распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют

дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными,

месячными), перепиской и другими документами.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для

обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное

основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным

сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут

помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием

сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять,

десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости

документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной

ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего

дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три

года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за

годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного

делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел

большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы

дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее

номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом

случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03

и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное

обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах

структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело

было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс

«03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела

располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и

повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый

раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел

составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными

органами и закреплена в Государственной системе документационного

обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы

дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

|Название раздела |

|Индекс |Заголовок дела |Количество |Срок хранения |Примечание|

|дела | |дел (томов,|дела (тома, | |

| | |частей) |части) и № | |

| | | |статьи по | |

| | | |Перечню | |

|01—02 |Устав фирмы | |Пост., ст. 37 | |

|01—03 |Штатное расписание | |Пост., ст.52 | |

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В

конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения

дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится

известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа —

количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения

конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный).

Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а

хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма

вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми»

(например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно

эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая

означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть

подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов

на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел

своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в

архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и

количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

Итоговая запись о категориях и количестве дел:

|По срокам хранения |Всего |В том числе |

| | |переходящих |

|Постоянного |8 |1 |

|Временного (свыше 10 лет) |14 |6 |

|Временного (до 10 лет включительно) |25 | |

|Итого |47 |7 |

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного

хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет

включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на

следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего

номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за

документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия,

организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель

предприятия. Если документы поступают на государственное хранение,

номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив,

принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается

руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех

экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве,

третий используется в структурном подразделении в качестве справочного

пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех

экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один

хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного

хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы

ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым

номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый

используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в

соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое

названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-

скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение

и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение

документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек

дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в

депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри

дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие

дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента

появления в нем первого исполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так

как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое

названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-

скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение

и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение

документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек

дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела.

От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит

время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными

принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными

являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип,

согласно которому документы располагают в делах в логической

последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация

совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов,

названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-

территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий,

поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие

порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и

т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в

дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел

следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий

документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а

также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в

соответствии с требованиями государственных стандартов и других

нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно

проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз,

индекса, дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики,

размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут

составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых

есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в

отдельные дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за

исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои

особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего

периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных

комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений

формируется в дела по учебным годам;

• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним

приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой

объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет

примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома.

Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле

значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку

документов к последующему хранению и использованию.

Правила хранения дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого

исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и

хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела

хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных

картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая

соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке

каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел

прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по

номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий

перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их

индексов, названий, дат, номеров листов.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №

| |

|№ |Индекс |Дата |Заголовок |Номера |Примечание |

|п/п |документа |документа |документа |листов дела| |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

| | | | | | |

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные

документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел,

сформированных по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость

ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения,

организации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о

каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется

итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее

документов и количества листов самой описи:

| |

|Итого_____________________________ документов. |

|(цифрами и прописью) |

|Количество листов внутренней описи_____________________ |

|(цифрами и прописью) |

|Наименование должности лица, |

|составившего внутреннюю опись |

|документов дела |

|Подпись подписи |

|Расшифровка |

|Дата |

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться

работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из

дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место

закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на

какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов

из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может

быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт3 заместитель,

в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело,

на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только

руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например,

прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного

распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае

обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его

место в дело подшивается заверенная копия.

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка

дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения

включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов,

оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше

10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на

государственное хранение или установление сроков их хранения основе

принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в

следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное,

культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в

государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-

исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и

утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы

оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов являются их

происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится

при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке

правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к

последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Страницы: 1, 2, 3


рефераты бесплатно
НОВОСТИ рефераты бесплатно
рефераты бесплатно
ВХОД рефераты бесплатно
Логин:
Пароль:
регистрация
забыли пароль?

рефераты бесплатно    
рефераты бесплатно
ТЕГИ рефераты бесплатно

Рефераты бесплатно, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему, курсовые, дипломы, научные работы и многое другое.


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.