Основы делопроизводства

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора

на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая

экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах

общественных организаций для отбора и передачи документов на

государственное хранение, а также для контроля и оказания методической

помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные

комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с

экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного

учреждения, от которого получают указания организационно-методического

характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций

проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для

уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при

участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ

фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе

заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их

научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы

документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше

10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по

описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в

ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного

обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения

подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное

учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками

хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к

уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК,

утверждает руководитель учреждения.

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с

установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов,

нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в

некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в

реквизиты обложки дела: уточнение названия организации,

делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и

завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление

дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации

и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное.

Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично).

Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по

номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в

структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10

лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на

отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В

ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и

отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне

последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата

составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою

подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление

обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке

проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата

поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй

организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в

деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел

организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием

сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК

организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В

нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются

описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в

делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой

систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия

состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и

учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом

научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск

документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником

по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном

подразделении работниками службы документационного обеспечения управления.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел

структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу составляются по установленной форме.

Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется

описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного

подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его

заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой

порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи

структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и

прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по

описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для

последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК.

архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется

руководителем службы документационного обеспечения управления,

подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и

согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация

обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на

хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по

описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком,

согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным

руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются

регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы

учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило,

не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью,

проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом

расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи,

указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых

разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в

государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием

названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

• историческую справку организации, если дела сдаются на

государственное хранение впервые;

• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела

утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела

номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки.

Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив

расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном

архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются

организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Архивное хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в

электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это

позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение,

быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной

сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по

телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования —

бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше,

специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков

хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации

имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является

самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в

регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается

документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать

перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по

делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение

года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за

истекший год используются для составления описи всех документов,

сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку

поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и

долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в

виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и

долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета

позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при

традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи

значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве,

обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию

архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть

сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков

хранения.

Приложения

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в

организации

|По срокам хранения |Всего |В том числе: |

| | |переходя|с отметкой|

| | |щих |ЭПК |

|1 |2 |3 |4 |

|Постоянного | | | |

|Временного (свыше 10 лет) | | | |

|Временного (до 10 лет включительно) | | | |

|Итого | | | |

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной

организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка

подписи

|ОДОБРЕНО |СОГЛАСОВАНО |

|Протокол ЦЭК (ЭК) |Протокол ЭПК архивного учреждения |

|От _______________ № _____ |От _______________ № _____ |

|_______________ | |

Форма номенклатуры дел

|Наименование организации |УТВЕРЖДАЮ |

|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |Наименование должности |

|_____№ _______________ |руководителя организации |

|______________________ |Подпись Расшифровка |

|(место составления) | |

| |подписи |

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в

организации

|Индекс|Заголовок дела |Количество дел|Срок хранения дела |Примечан|

|дела |(тома, части) |(томов, |(тома, части) и № |ие |

| | |частей) |статей по перечню | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

| | | | | |

| | | | | |

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

|ОДОБРЕНО |СОГЛАСОВАНО |

|Протокол ЦЭК (ЭК) |Протокол ЭПК архивного учреждения |

|От _______________ № _____ |От _______________ № _____ |

|_______________ | |

Форма описи дел постоянного хранения

| |УТВЕРЖДАЮ |

| |Наименование должности |

| |руководителя министерства (ведомства) |

| |Подпись Расшифровка |

| |подписи |

Фонд №_________________

Опись №______________

дел постоянного хранения

за ________ год

_______________________________________________________________

название раздела

|№ |Индекс дела (тома, |Заголовок дела|Количество листов в |Примечан|

|п/п |части) |(тома, части) |деле (томе, части) |ие |

|1 |2 |3 |4 |5 |

| | | | | |

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Подпись Расшифровка

Подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка

Подписи

Дата

|СОГЛАСОВАНО |УТВЕРЖДЕНО |

|Протокол ЦЭК министерства |Протокол ЭПК архивного учреждения |

|(ведомства) |от _______________ № _____ |

|от _______________ № _____ | |

Форма описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)

| |УТВЕРЖДАЮ |

| |Наименование должности |

| |руководителя министерства (ведомства) |

| |Подпись Расшифровка |

| |подписи |

Фонд №_________________

Опись №______________

дел долговременного хранения

за ________ год

_______________________________________________________________

название раздела

|№ |Индекс дела |Заголовок |Количество |Срок |Примечание|

|п/п |(тома, части) |дела (тома,|листов в деле |хранения| |

| | |части) |(томе, части) |дела | |

| | | | |(тома, | |

| | | | |части) | |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

| | | | | | |

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Подпись Расшифровка

Подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка

Подписи

Дата

Образец листа заместителя

| |

|Лист-заместитель |

|Документ № _____ от _______, поступивший |

|(наименование корреспонденции) |

|По вопросу_______________________ |

|Выдан _______________ _________________ |

|когда кому |

|Выдал________________ Получил____________________ |

| |

Образец карты – заместителя

| |

|КАРТА-заместитель |

|Дело № _____ 2002 г. |

|Структурное подразделение |

|Дата выдачи |

|Количество листов |

|Кому выдано |

|Расписка получателя |

|Дата возврата |

|Расписка о приеме |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

Образец листа заверителя дела

| |

|Лист-заверитель |

|В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в |

|том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи. |

|Лист 5 имеет физические повреждения – разрыв и склейка. |

|Секретарь Подпись Расшифровка подписи |

|Дата |

Образец годовой описи дел

ОПИСЬ №__________________________________________

Название раздела

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

| | | | | | |

Итого______________________________________________ документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи ____________________________

цифрами и прописью

Должность

подпись И. О. Фамилия

Страницы: 1, 2, 3