Инвентаризация как важнейший приём контроля...

год).

Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут

предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все

торговые предприятия.

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило,

осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их

проведения – чаще всего начальником. В журнале учёта проведения

инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени

проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок,

результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их

качестве. Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных

запасов и о неполноценных товарах.

Организация инвентаризации ценностей имеет большое и возрастающее

значение как в борьбе за сохранность собственности, так и в деле управления

хозяйственной деятельности предприятий, так как даёт возможность получить

точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить

неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально

ответственных лиц, определение суммы недостач и излишков товарно-

материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности

торговых предприятий. Что имеет немаловажное значение в условиях создания

рыночных структур в стране.

Организационная сторона инвентаризации предусматривает различные

нарушения, например, в состав комиссий нередко назначаются малоопытные

продавцы, которые ограничиваются составлением описей без личной фактической

проверки и подсчёта ценностей. Положение об участии в проведении

инвентаризации представителей общественности нередко не выполняются, а если

и выполняются, то носит лишь формальный характер. Иногда в качестве

представителей общественности включаются сторожа, подсобные рабочие,

уборщицы.

Также должна осуществляться совершенная организация деятельности

инвентаризационной комиссии, которая недостаточно освещена в экономической

литературе и практически не отражена в нормативных документах.

Организационная деятельность инвентаризационной комиссии включает получение

распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и

соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок оплаты

труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации

для инвентаризационной комиссии должно служить распоряжение, выданное на

основании, по разработанной форме (см. Приложение 2).

Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право

комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя,

специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести

инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы[2].

Например, изложение общих правил и специфических особенностей методики

инвентаризации конкретных объектов, определение круга вопросов, на которые

необходимо обратить более пристальное внимание, разъяснение порядка

принятия решений по результатам проведённых инвентаризаций.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит

организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о

проведении инвентаризации регистрируется в книге учёта выданных

распоряжений.

После регистрации и получения распоряжения о проведении,

инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.

Последовательность осуществления этапов, из которых состоит

инвентаризация отражается в сетевом графике проведения инвентаризаций в

розничной торговле, который показывает, что делается в определённый момент

инвентаризации, кем, в каком порядке и как. Сетевой график представляет

собой графическую модель, наглядно изображающую технологию проведения

инвентаризационной работы. Работы на сетевом графике изображены стрелками,

а их результаты кружками, направление стрелки показывает порядок следования

событий (см. схема № 1).

Схема 1.

Процесс указания выполняемых процедур приводится в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации[3]

|Номе|Содержание работ |Код |

|р | |работ |

|п/п | | |

|1 |Оформление распоряжения о проведении инвентаризации |1-2 |

| |ценностей и его вручению председателю комиссии. Проведение| |

| |инструктажа членов комиссии. | |

|2 |Вручение распоряжения администрации предприятия, |2-3 |

| |оповещение об инвентаризации материально ответственных | |

| |лиц. | |

|3 |Опломбирование подсобных помещений и других мест хранения |3-4 |

| |ценностей. | |

|4 |Получение от кассира последнего кассового отчёта с |4-5 |

| |выведенными в нём остатками денег в кассе. | |

|5 |Проверка кассового отчёта и приложенных к нему документов.|5-6 |

|6 |Получение последнего товарно-денежного отчёта. |4-8 |

|7 |Подписка о включении всех расходных и приходных документов|8-9 |

| |в отчёт. | |

|8 |Проверка предъявленного товарно-денежного отчёта и |9-10 |

| |приложенных к нему документов. | |

|9 |Визирование всех документов приложенных к |10-11 |

| |товарно-денежному отчёту. | |

|10 |Проверка весоизмерительных приборов, используемых |4-12 |

| |комиссией. | |

|11 |Снятие остатка наличия денежных средств в кассе и |6-7 |

| |определение выручки текущего дня. | |

|12 |Запись остатка денежных средств в кассе в |7-15 |

| |инвентаризационную опись. | |

|13 |Подготовка товаров и тары к инвентаризации: группировка и |12-13 |

| |подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка | |

| |излишков на каждый вид товара. | |

|Продолжение таблицы 2.1 |

|14 |Пересчёт и перемеривание товаров и тары. |13-14 |

|15 |Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей в|14-15 |

| |инвентаризационную опись. | |

|16 |Подписка о том, что все ценности поименованные в описи |15-16 |

| |комиссией проверены в натуре. | |

|17 |Определение предварительных результатов инвентаризации. |16-17 |

|18 |Представление описей в бухгалтерию. |17-18 |

|19 |Проверка в бухгалтерии товарных документов и отчёта |11-18 |

| |материально ответственного лица. | |

|20 |Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии. |18-19 |

|21 |Составление сличительной ведомости по таре. |19-20 |

|22 |Составление расчёта естественной убыли и других |19-21 |

| |нормируемых потерь. | |

|23 |Отражение данных в отличительной ведомости результатов |20-22 |

| |инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных | |

| |средств в торговле. | |

|24 |Отражение данных расчёта нормируемых потерь в сличительной|21-22 |

| |ведомости. | |

|25 |Определение окончательных результатов инвентаризации. |19-22 |

|26 |Рассмотрение результатов инвентаризации. |22-23 |

|27 |Принятие решений по результатам инвентаризации. |23-24 |

|28 |Отражение в учёте результатов инвентаризации. |24-25 |

Данная сетевая модель помогает рационализировать проведение

инвентаризаций, сократить время их проведения, что в свою очередь, скажется

на улучшение организации торговли, увеличение товарооборота и как

следствие, улучшение финансовых результатов.

Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо

совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации. Одним из

рациональных приёмов проведения инвентаризации является ярлычный метод.

Его сущность состоит в том, что работники торгового предприятия

подбирают одноимённые товары в порядке, удобном для их подсчёта. Затем

подсчитав количество товаров и заполняют на каждый его отдельный вид

товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество,

цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара.

Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может

поручить члену комиссии проверить правильность на нём регистрационный

номер, записать данные ярлыка в контрольную ведомость.

После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной

машины для включения в инвентаризационную опись данные проверенного товара.

Применение этого метода позволяет на 35-40 % сократить время проведения

инвентаризации.

Для сокращения времени проведения инвентаризации можно порекомендовать

применение специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей.

Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на

выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров. Этот метод

позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи.

При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться такой более

эффективной формой её проведения как обмер, но такой способ проверки не

совсем точен и достоверен.

2.2. порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-

материальных ценностей на предприятиях розничной торговли

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров,

инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она

опломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся

деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов,

группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения,

отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары,

получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты

с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех

документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и

приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение,

удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц,

правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчётов. На каждом

предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись

председателя инвентаризационной комиссии.

Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям,

сортам, виду упаковки и укладываются в определённом порядке, удобном для

пересчёта, перемеривания и перевешивания.

Товары подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии

материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность

и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в

данном помещении.

Товары, находящиеся на розничных торговых предприятиях в

нераспакованном виде, вскрывают и проверяют как по количеству, так и по

качеству.

Инвентаризация товаров, учитываемых партионно, проводится по отдельным

партиям. Товары, поступившие на предприятие во время инвентаризации,

принимаются материально ответственными лицами в присутствии

инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись. Документы на

эти товарно-материальные ценности включаются в первый товарно-денежный

отчёт, составленный после инвентаризации.

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей

инвентаризационная комиссия составляет акт ф. № 2026 (см. Приложение 3) и

вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на

рассмотрение.

На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых

предприятиях составляются инвентаризационные описи (см. Приложение 4).

В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки,

записи в описях должны производиться ясно и чётко. Исправляются допущенные

ошибки во всех экземплярах путём зачёркивания ошибок и написания сверху

правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества,

расфасовки и цена должны быть оговорены и подтверждены подписями всех

членов комиссии, что на практике нередко не совершается.

Комиссия составляет опись в трёх экземплярах, а при передаче

материальных ценностей (под копирку – 3, а два других материально

ответственное лицо).

Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами

комиссии (не под копирку).

Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть

пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей

страницы.

В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с

указанием номенклатурного номера, расфасовки. В графе «цена» указывается

цена, по которой товар сдан под отчёт по товарным документам материально

ответственному лицу. При этом цены должны соответствовать единице

измерения, в которой товар внесён в опись.

Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну

штуку.

Очень часто в магазинах возникают трудности при инвентаризации особо

крупных остатков отдельных видов товаров. Даже при очень крупных остатках

какого-либо товара комиссия обязана пересчитать их, а не записывать в опись

их количество со слов материально ответственного лица или путём умножения

количества ящиков на количество бутылок в одном, без проверки содержимого в

каждом ящике.

Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его

и записывает в отдельную опись. На приходных документах делается отметка о

том, что товар получен во время инвентаризации. Он приходуется после

инвентаризации. Но такие случаи на практике случаются не очень часто.

По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес нетто.

Фактически оказавшуюся в момент инвентаризации тару рассортировывают по

качественному признаку и составляют для неё две описи – на порожнюю и на

занятую под товарами.

Если на торговом предприятии имеется остаток денег, не сданных в банк

от продажи товаров, то этот остаток, проверенный инвентаризационной

комиссией, записывается на лицевой стороне описи. По каждой странице описи

указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных

ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях

(безотносительно к их характеру). Такой подход исключает возможность

внесения в опись каких-либо изменений или приписок. После взаимной сверки

каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной

комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи

инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых

номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи

в целом, а также суму всех ценностей. На последней странице описи

материально ответственное лицо (бригадир, члены бригады) даёт подписку о

том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и

внесены в опись.

На предприятиях с коллективной материальной ответственностью

инвентаризация может проводиться по числу материально ответственных лиц с

распределением участников согласно протоколу. В связи с этим после

окончания инвентаризации на основе отдельных инвентаризационных описей

составляется сводная опись фактических остатков товаров. В сводной описи

перечисляется отдельно каждая инвентаризационная опись с указанием суммы

ценностей и подсчитывается общий итог всех ценностей по предприятию в

целом.

После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет

описи в следующем порядке:

. первый экземпляр описи, заполненный членами комиссии, а так же экземпляр,

заполненный материально ответственным лицом, – в бухгалтерию организации,

где ведётся учёт ценностей;

. второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, - материально

ответственному лицу.

На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и

под расписку передаётся главному бухгалтеру. Сданные в бухгалтерию

инвентаризационные описи должны тщательно проверяться и затем после

проверки выводится результат инвентаризации.

Исследования, произведённые в универсальном торговом комплексе № 5

показали, что документальное оформление инвентаризации товарно-материальных

ценностей находится не на должном уровне, совершаются такие нарушения как

подтирки и подчистки, записи не всегда производятся ясно и чётко.

Не выполняется методика составления инвентаризационных описей, то есть

не ведётся отдельно инвентаризационная опись по таре, а вносится в опись по

товарам (см. Приложение 4).

2.3. Определение, оформление, рассмотрение и учёт результатов

инвентаризаций и их влияние на финансовое состояние организации

Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

Первый этап – подведение предварительных результатов инвентаризации,

которые определяются немедленно после её окончания. Точность и быстрота

выявления предварительных результатов инвентаризации определяет во многом

успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями.

Имея эту оперативную информацию, председатель и члены комиссии сразу

на месте могли бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально

ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая

недостача вливается в миллионную сумму. Председатель инвентаризационной

комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации ценностей

руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления

крупной недостачи, материально ответственное лицо отстраняется от

занимаемой должности до получения окончательных результатов.

Второй этап – определение окончательных результатов инвентаризации.

Оно осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех

документов в следующие сроки:

. по мелкой рознице (ларьки, киоски, палатки) – в этот же день;

. по магазинам – не позднее двух дней[4].

Необходимые подготовительные работы для выведения результатов

инвентаризации в бухгалтерии включают: проверку последних товарно-денежных

отчётов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи

данных по ним в учётные регистры, подсчёт итогов в журналах для учёта

товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и

аналитического учёта, взаимную сверку учётных регистров, проверку полноты

поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам,

выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц

(бригад) к началу инвентаризации. Особое значение имеет сверка сумм,

списанных в расход, и реализованных товаров с выручкой кассы, анализ

внутреннего перемещения товаров из одного магазина в другой, проверка и

оформление бухгалтерскими записями не отражённых ранее в отчётах актов о

списании боя, порчи товаров и т. д.

Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных

описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут

свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

. неоговоренные исправления цен, количества и сумму определённых товаров;

. подчистки записей, добавления и дописки цифр;

. неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи,

количеству указанному комиссией;

. указанные в описи завышение остатков отдельных товаров (особенно в конце

описи);

. указанные в описи превышающий лимит остатков и сумм, не сданной денежной

выручки;

. наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и

начальном остатке товаров;

. несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и

фактическом наличии товаров.

Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками,

необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций,

которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения

приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и

другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы

сокрытия хищений и злоупотреблений[5].

Признаки приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить

составлением записей об остатках одних и тех же наименований в описях на

начало и конец учётного периода.

Одним из распространённых способов сокрытия хищений при инвентаризации

является неправильная таксировка и подсчёт на отдельных страницах и в

описях в целом. Необходимо осуществлять встречные проверки правильной

таксировки и подсчёта итогов в описях с использованием вычислительных

средств.

Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной

выручки накануне инвентаризации или в период её проведения необходимо

сравнить выручку за день до начала и после окончания снятия фактических

остатков ценностей со среднедневной плановой и ежедневной выручкой и в

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6