Инвентаризация как важнейший приём контроля...

Функции АРМ «Баланса» заключаются в следующем:

. введение системы синтетических счетов (в нашем случае без счётов, которые

имеют отношение к счёту 841), а также субсчетов и аналитических счетов;

. обработка проводок;

. разноска сумм проводок в соответствии с заданной пользователем системой

синтетических и аналитических счетов;

. выпуск машинограмм, аналогичных по содержанию главной книге, сводной

оборотной ведомости, балансу (см. Приложение 9-11);

. выпуск машинограмм по отдельным синтетическим и аналитическим счетам,

аналогичных по содержанию главной книге, оборотной ведомости (см.

Приложение 12-14);

как мы убедились из рассмотренного пункта значение использования ЭВМ

при проведении инвентаризации и выведении её результатов, очень велико.

Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод.

Основными задачами машинной обработки на данном участке учёта являются

: получение выходных документов в кратчайшие сроки, сокращение трудоёмкости

инвентаризационных работ. Большой эффект при обработке инвентаризационных

документов даёт применение ЭВМ. С их помощью составляют и

инвентаризационную ведомость. На таких машинах можно составлять также

сличительную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия для повышения уровня

автоматизации рассмотренного участка учётных работ. С внедрением устройств

регистрации автоматически считываемых кодов возникает совершенно новые

возможности, связанные с резким сокращением сроков инвентаризации и

повышением достоверности результатов обработки.

В универсальном торговом комплексе № 5 в связи с отсутствием

автоматизации инвентаризационной работы и учёта её результатов, очень

большой объём счётной информации, технической работы. На их проведение

тратится много времени и трудовых ресурсов. Универсальному торговому

комплексу № 5 можно только пожелать успехов в изыскании средств на

автоматизацию инвентаризации.

Глава 3. Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования.

3.1. Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных

материалов.

Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может

быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и

качества материалов инвентаризации.

Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт

соблюдения сроков и внезапности проведения; квалификационного подбора

состава членов комиссии; точного пересчёта фактического наличия ценностей;

правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной и

правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов.

Анализ недостач, выявленных в последние годы, свидетельствует о том,

что 46-60 % их возникает по причине некачественного и несвоевременного

проведения инвентаризаций.

Низкое качество инвентаризационной работы вызывается:

. несоблюдением принципа внезапности;

. нарушением количественного и качественного подбора состава

инвентаризационных комиссий;

. неправильным составлением инвентаризационных описей;

. нарушением сроков выявления результатов инвентаризаций.

Например, выявленные недостатки в универсальном торговом комплексе №

5, были вызваны нарушениями в инвентаризационной работе, приведённые в

таблице 3.1.

Приведённые данные показывают тенденцию роста негативных явлений

инвентаризационной работы. Значительное количество отклонений вызвано

нарушениями сроков инвентаризаций, приписками товаров в инвентаризационных

описях и несоблюдением внезапности проведения инвентаризации. Плохо

осуществлялся контроль за качеством инвентаризаций, что вызвало рост суммы

недостач товарно-материальных ценностей на 151,2 %.

Таблица 3.1

Причины низкого качества инвентаризаций, способствовавшие

возникновению недостач в УТК № 5 за 1997 г.

|причины |прошлый |отчётный |отчётный |отклонение|

| |год |год |год в % к |от |

| | | |прошлому |прошлого |

| | | |году |года |

| |кол-|сумм|кол-|сумм|В |В |В |В |

| |во |а, |во |а, |кол-|сумм|кол-|сумм|

| |случ|тыс.|случ|тыс.|ве |е. |ве |е. |

| |аев,|р. |аев,|р. |случ| |случ| |

| |ед. | |ед. | |аев,| |аев,| |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |

|Недоброкачественные |18 |780 |26 |1086|144 |172,|+8 |+256|

|инвентаризации | | | | | |3 | | |

|из них: | | | | | | | | |

|нарушение сроков |8 |416 |10 |440 |125 |105,|+2 |+24 |

|инвентаризаций | | | | | |7 | | |

|нарушение состава |3 |124 |4 |213 |133 |171,|+1 |+89 |

|комиссий | | | | | |7 | | |

|несоблюдение внезапности |3 |102 |5 |124 |166,|118 |+2 |+22 |

| | | | | |7 | | | |

|приписки товаров, не |4 |138 |7 |259 |175 |187,|+3 |+121|

|имевшихся в наличии | | | | | |6 | | |

|из них в течение: | | | | | | | | |

|до 1 года |– |– |2 |67 |– |– |– |– |

|от 1 до 2 лет |1 |56 |1 |68 |– |121,|– |+12 |

| | | | | | |4 | | |

|в том числе не проведение|3 |82 |4 |124 |133 |151,|+1 |+42 |

|контрольных проверок | | | | | |2 | | |

|качества инвентаризаций | | | | | | | | |

В связи с этим возникает необходимость решения следующих проблем:

. определение рационального количества проведённых инвентаризаций;

. сокращение сроков проведения и улучшения их качества в результате

совершенствования методов.

Наибольший эффект будут иметь инвентаризации в том случае, если

контрольно-инвентаризационные службы будут вести систематические наблюдения

за деятельностью предприятий.

Тогда инвентаризационные бригады уже на этапе составления заданий и

рабочих планов и инвентаризаций могли бы решать, в каких торговых

предприятиях необходимо провести внезапные сплошные инвентаризации товарно-

материальных ценностей, что придало бы плановым инвентаризациям больше

целесообразности и повысило их эффективность, так как при выборе объектов

для проведения инвентаризации ревизоры могли бы руководствоваться

объективными выводами анализа данных отчётности.

На качество, оперативность и экономичность проведения инвентаризации

значительно влияет количественный и качественный состав инвентаризационных

комиссий. К проведению инвентаризационной работы должны привлекаться

руководители или их заместители, товароведы, бухгалтера и другие работники,

хорошо знающие цены, учёт и отчётность, не маловажное значение имеет

образование, а так же стаж работы, непосредственно в торговле и стаж работы

на занимаемой должности. Однако в торговле многие руководители не участвуют

при проведении инвентаризации.

При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их

достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо тщательно

проанализировать все нарушения заполнения инвентаризационных описей,

обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним

относятся:

. не оговорённое исправление цены, количества и суммы;

. подчистки записей, добавление и дописки цифр;

. неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам

инвентаризационных описей;

. не соответствие количества единиц товаров по странице описи количеству,

указанному инвентаризационной комиссией;

. неправильная таксировка и подсчёт итогов на отдельных страницах и в

инвентаризационной описи в целом;

. указание в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных

товаров;

. записи об остатках определённых товаров в описи на конец отчётного

периода в большем объёме, чем записи тех же товаров в описи на начало

периода (если по этим товарам не было движения).

Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками,

необходимо провести их исследование путём тщательно проведённой проверки

тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки

злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки, взаимного

контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов, указывающих на

определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. В целях пресечения

злоупотреблений и нарушений при составлении инвентаризационных описей и

сокращения сроков инвентаризационной работы необходимо совершенствовать

технику её проведения. Для ускорения инвентаризаций применяют специальные

книги, построенные по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация

отражается в них как обычно, последующие на вкладыша с указанием лишь

количества и стоимости товаров. Это позволяет за счёт одноимённых товаров

почти вдвое сокращать объём описи и экономить при проведении инвентаризации

не менее 25 % времени.

Дальнейшее совершенствование методов проведения инвентаризаций должно

быть направлено на применение многочисленных документов, в которые будут

записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым

как человеком, так и ЭВМ.

Рассмотренные методы проведения инвентаризаций позволяют сократить

сроки её проведения, повысить достоверность и точность данных.

Определение результата инвентаризации является одним из ответственных

моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем

некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают

по ним своего заключения.

При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется

возможность определить товары в завышенных количествах и принять меры по

рассмотрению или завозу отсутствующих товаров. Таким образом,

инвентаризационные ведомости дают информацию для управления товарными

запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить

выведение результатов инвентаризации. Следует рекомендовать

инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте,

немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия.

Предварительные результаты определяются путём сравнения остатков по товарно-

денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные

результаты носят оперативный характер и документального отражения не

находят.

Улучшению качеству проводимых инвентаризаций и повышению отчётности

членов инвентаризационной комиссии и работников магазина способствуют

контрольные проверки проведённых инвентаризаций. Поэтому необходимо

проверять выполнение планов контрольных проверок, каковы их результаты,

какие применяются меры к лицам, проводившим инвентаризацию на низком

уровне. Исследования показывают, что иногда они проводятся формально и не

компетентными лицами.

Контрольные проверки должны возглавлять авторитетные лица. Желательно,

чтобы контрольные проверки осуществляли и вневедомственные органы.

Необходимо контролировать не только 10-15 % наименований наиболее

ценных товаров, числящихся по описи, но и проверять нет ли припрятанных

ценностей с целью сокрытия излишков товара и экономии естественной убыли

товаров.

Проверке должны подлежать ценности, количество которых вызывает

сомнение у проверяющего. Рекомендуется проверять одноимённые ценности,

находящиеся в одном помещении, но записанные в разных местах

инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи.

Имели место случаи, когда результаты инвентаризаций искажались по

причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-

денежных отчётов материально ответственных лиц за инвентаризационный

период. Что свидетельствует о целесообразности проведения при необходимых

обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа

товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения

товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров,

отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам, сдачи

выручки. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и

достигнут цели.

3.2. Использование информации инвентаризаций для оценки имущественного

состояния

Значительного улучшения инвентаризационной работы можно добиться за

счёт более полного использования возможностей и приёмов экономического

анализа. Источниками анализа служат: план распределения инвентаризаций

между должностными лицами; журналы учёта проведённых инвентаризаций

(контрольных проверок); табель учёта рабочего времени; оперативные сведения

по растратам и недостачам; объяснительные записи к балансу; отчёт о

контрольно-ревизионной работе (ф. № 2кр). Используется так же первичная

документация, инвентаризационные описи товаров, сличительные ведомости,

постановления (приказы по результатам проведённых инвентаризаций).

Анализ сохранности собственности предприятия и инвентаризационной

работы проводится в двух разрезах: на уровне ОРП «Облторгсоюза» и по

организации (предприятию), входящему в состав «Облторгсоюза».

Мы же начнём анализ сохранности собственности организации и

инвентаризационной работы, сначала с оптово-розничного предприятия

«Облторгсоюз», а затем перейдём к универсальному торговому комплексу № 5.

Анализ выявленных недостач и хищений в «Облторгсоюзе» начинается с

оценки общего состояния сохранности средств, так как это оказывает

существенное влияние на уровень издержек обращения, рентабельность и

сохранность собственности. В таблице 3.2. приведены основные показатели

сохранности средств за 1997 год.

Таблица 3.2

Основные показатели сохранности средств ОРП «Облторгсоюз» за 1997 год

в тыс. руб.

|Показатели |годы |отчётный |отклонение |

| | |год в % к |от прошлого|

| | |базисному |года |

| |базисный |отчётный | | |

| |1996 |1997 | | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|розничный т/об (тыс. |270780000 |289161000,4|106,79 |+18388000,4|

|руб.) | | | | |

|выявление недостач | | | | |

|количество |364 |380 |104,39 |+16 |

|сумма (руб. руб.) |22772 |33880 |148,78 |+11108 |

|недостача на 1 тыс. |0,08 |0,12 |150 |+0,04 |

|руб. товарооборота | | | | |

|средняя сумма |62,56 |89,16 |142,52 |+26,6 |

|недостачи на 1 случай| | | | |

|(тыс. руб.) | | | | |

|Продолжение таблицы 3.2. |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|средняя сумма |3253,14 |4840 |148,78 |+1586,86 |

|недостачи на 1 | | | | |

|организацию (всего 7)| | | | |

|(тыс. руб.) | | | | |

|взыскано недостач (%)| | | | |

|а) с учётом недостач |81,89 |100,7, |122,97 |+18,81 |

|прошлых лет | | | | |

|б) из выявленных |78,55 |92,25 |117,44 |+13,7 |

Характеризуя показатели 1996 и 1997 годов можно сказать, что сумма

недостач в отчётном году по сравнению с базисным составила 148,78 %, что на

11108 тыс. руб. больше чем в 1996 году. В результате этого недостачи на 1

тыс. руб. товарооборота увеличились на 5,04 руб. в отчётном периоде

наблюдается увеличение количество случаев недостач при росте средней суммы

на 26000 рублей. Сумма взысканных недостач из выявленных в отчётном году на

17,44 %, в сумме на 13700 рублей.

Углубляя анализ, изучаем, в каких отраслях хозяйственной деятельности

возникли недостачи и хищения (Таблица 3.3.).

Таблица 3.3

Анализ недостач и хищений выявленных в ОРП «Облторгсоюз» в 1997 году.

|Группы недостач |Выявлено (тыс. руб.) |

| |кол-во |сумма |в % |

| |случаев | | |

|1 |2 |3 |4 |

|всего недостач по отраслям |380 |33880 |100 |

|торговля |252 |24120 |71,2 |

|общепит |56 |4436 |13,1 |

|Продолжение таблицы 3.3. |

|причины возникновения недостач| | | |

|и хищений | | | |

|безответственное отношение МОЛ|106 |8215 |24,2 |

|к работе | | | |

|присвоение материальных |24 |2304 |6,8 |

|ценностей и денежных средств в| | | |

|личных целях | | | |

|злоупотребления служебным |60 |5244 |15,5 |

|положением | | | |

|несвоевременная сдача выручки |72 |3652 |10,8 |

|нарушения принципов подбора |54 |5148 |15,2 |

|кадров на ответственные | | | |

|должности | | | |

|плохой учёт и бухгалтерский |38 |4117 |12,2 |

|контроль | | | |

|раздача денег в долг |26 |5200 |15,3 |

|ИТОГО: |380 |33880 |100 |

|классификация МОЛ по возрасту | | | |

|до 20 лет |72 |6312 |18,6 |

|до 25 лет |138 |13500 |39,8 |

|до 30 лет |46 |4538 |13,5 |

|свыше 30 лет |124 |9500 |32,8 |

|ИТОГО: |380 |33880 |100 |

|выявлены недостачи при: | | | |

|планированные инвентаризации |174 |14194 |42 |

|передачи ТМЦ |126 |10194 |30 |

|денежных ревизиях |56 |5872 |17,3 |

|сверке расчётов |24 |3620 |10,7 |

|ИТОГО: |380 |33800 |100 |

Наибольший процент недостач приходится на материально ответственных

лиц в возрасте до 25 лет - 39,8 % при стаже работы до 2 лет. При этом

первые места занимают следующие обстоятельства обнаружения недостач: при

передаче товарно-материальных ценностей – 30 % и при плановых

инвентаризациях – 42 %. Таким образом, многочисленные случаи растрат

происходят в следствие неправильного подбора и отсутствия контроля за

работой молодых кадров.

Изучение недостач целесообразно производить не только в цело по

«Облторгсоюзу», но и в разрезе организаций, которые оно объединяет. В

таблице № 5 представлены сведения о недостачах, выявленных в предприятиях и

организациях «Облторгсоюза» за 1996 и 1997 годы. Таким образом, таблица 3.4

даёт возможность произвести более углубленный анализ недостач по

организациям «Облторгсоюза» за базисный и отчётный годы.

Таблица 3.4.

Сведения о недостачах, выявленных в организациях и предприятиях ОРП

«Облторгсоюза» за 1997 год в тыс. руб.

|Организация |1996 |1997 |Отчёт|Отклонение |

| | | |ный в| |

| | | |% к | |

| | | |прошл| |

| | | |ому | |

| |Недостач|Удельный|Недостач|Удельный| |В |В |

| |и |вес в % |и |вес в % | |кол-|сумме |

| | | | | | |ве | |

| | | | | | |случ| |

| | | | | | |аев | |

| |В |В |В |В |В |В |В |В | | | |

| |кол|сум|кол|сум|кол|сум|кол|сум| | | |

| |-ве|ме |-ве|ме |-ве|ме |-ве|ме | | | |

| |слу| |слу| |слу| |слу| | | | |

| |чае| |чае| |чае| |чае| | | | |

| |в | |в | |в | |в | | | | |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10 |11 |12 |

|ОРП «Верас» |54 |546|14,|23,|63 |728|16,|21,|133,2|+9 |+1818 |

| | |2 |84 |99 | |0 |59 |49 |8 | | |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6