Автоматизация бухгалтерского учета

учет инвентаря.

Использование счетов для регистрации изменения хозяйственных средств и

отражения расчетов с физическими и юридическими лицами, правовая

регламентация бухгалтерских записей привели к возникновению, так

называемой, " простой" бухгалтерии. Она представляла систему сплошного и

систематического наблюдения за ходом хозяйственного процесса. Простая

бухгалтерия позволила создать единую систему учета и взять под контроль все

материальные и денежные средства предприятия, а также его расчеты. Но эта

система имела и существенные отрицательные моменты: в учете отсутствовало

зеркальное отражение, изначально в него проникло слишком много условностей

и допущений; он носил четко регистрационный характер; не раскрывался

юридический и экономический смысл всех приводимых в нем фактов; не

применялись учетные средства для определения цели хозяйства - суммы

прибыли; отсутствовали итоги, позволяющие контролировать правильность

учетных записей.

24 августа 476 г. - дата низложения последнего императора Римской

империи Ромула Августа. Согласно историческому календарю античный мир

кончился и началось средневековье. Но традиции римской бухгалтерии

продолжали сохраняться. Записи тех времен, как и в древнем мире,

переполнены грамматическими и арифметическими ошибками. В основе действий

людей лежал принцип приблизительности: они делили явления на большие или

малые, определяя, что больше и что меньше без арифметической точности.

Учетный консерватизм господствовал веками. Когда Фибоначчи в 1202 г. н. э.

ввел арабские цифры и заменил аддитивную (т.е. прибавительную) римскую

систему счисления позиционной десятичной, то понадобилось более трех веков,

чтобы бухгалтеры осознали преимущество новых цифр. С их распространением на

смену принципу приблизительности приходит принцип точности.

Росту точности и юридической обоснованности учетных записей

способствовала концепция римского права и возникновение торгового

(хозяйственного) права. Во втором тысячелетии купцами стали создаваться

посреднические суды. Они вырабатывали определенные требования к записям.

Например, правила, принятые в XIII в. в Барселоне для средиземноморских

купцов, гласили, что хозяйственные операции записываются в хронологическом

порядке, пропусков в бухгалтерских книгах между записями не должно быть,

каждая операция подтверждается документально и числа записываются в

буквенной форме, чтобы избежать подделок. В эпоху средневековья формируются

два основных направления учета: камеральная и простая бухгалтерия.

Камеральная исходила из того, что основным объектом учета признавалась

касса, ожидаемые поступления, а также выплаты из нее. Регистрации подлежали

все поступления и выплаты денежных средств, а доходы и расходы

устанавливались заранее. Простая бухгалтерия предполагала учет имущества,

включая кассу, а доходы и расходы становились для бухгалтера искомыми. Все

имущественные счета велись по принципу дебет - кредит, но в информационную

учетную систему еще не включались счета собственных средств. Продолжающийся

рост товарного хозяйства выдвигал на первое место учет денежной наличности

и денежных обязательств (векселей, чеков). Результат хозяйствования

выражался приростом богатства, а не косвенными категориями, даже такими

значимыми, как прибыль. В этот период больше оперировали потребительскими,

нежели финансовыми категориями.

Учет кассовых операций требовал соответствующего контроля, вследствие

чего он сводился к разделению: операции параллельно отражали два

бухгалтера, а ключи от сундуков, в которых хранились деньги, находились у

кассира, бухгалтера и посредника (лица, которому вручали ключ перед

вскрытием кассы). Например, в Новой Испании (1531 г.) сундук-касса имел три

замка и вскрывался только в присутствии трех лиц, каждое из которых имело

ключ только от одного замка. В кассе хранилась кассовая книга,

переплетенная, прошнурованная с указанием числа пронумерованных страниц. На

каждом листе книги проставлялась печать и подпись. В первой части книги

записывались приходные, во второй — расходные операции. Копия этой книги

велась в бухгалтерии, и один раз в шесть месяцев записи обеих книг

сверялись.

В эпоху Возрождения простые отметки римлян уже не удовлетворяли новых

потребностей торговли: в банках появляются и изучаются новые формы счетов,

к записям стали применяться новые комбинации, подсказанные опытом или

указаниями ученых.

Эти формы, созданные трудами и усилиями многих поколений, стремившихся

к разумному ведению учета имущества и порядку, впервые нашли применение у

итальянских купцов, так как Италия в то время была не только

интеллектуальным центром, но и центром всемирной торговли. Развитию

бухгалтерии способствовало и великое изобретение XV столетия -

книгопечатание, благодаря чему то, что считалось достоянием немногих, стало

доступно всем. Переходом к новому этапу учета послужило возникновение

двойной (дебетово-кредитовой) записи. Научная разработка закона двойной

записи хозяйственных операций и разных способов его применения возникла в

средние века.

В 1494 г. систему двойной записи описал ученый-математик, францисканский

монах, друг Леонардо да Винчи - Лука Пачоли в одиннадцатом трактате «О

счетах и записях» девятого отдела сочинения «Сумма арифметики, геометрии,

учения о пропорциях и отношениях». Несколько позже система получит название

«староитальянской». Великий немецкий поэт Гете называл двойную бухгалтерию

«одним из самых замечательных изобретений человеческого разума». Выдающийся

экономист и социолог Вернер Зомбарт считал, что «двойная запись вызвана к

жизни тем же духом, что системы Галилея и Ньютона».

В своем трактате «О счетах и записях» Лука Пачоли путем анализа

хозяйственных операций и уже существовавших способов ведения книг -

мемориала (памятной книги), журнала. Главной книги, копировальной книги для

копий писем и инвентарной книги, включающей подробный перечень имущества

собственника, описал закон двойной записи и показал, что, основываясь на

нем, в любом хозяйстве можно построить безусловно целесообразную систему

счетов и книг.

Лука Пачоли вошел в историю математики и бухгалтерского учета прежде

всего как человек, открывший широкому кругу читателей основы двойной

записи. В настоящее время все историки науки сходятся во мнении, что

двойная запись в бухгалтерском учете возникла не во времена Луки Пачоли, а

гораздо раньше. Лука Пачоли только описал уже сложившуюся до него систему.

Один из самых великих бухгалтеров - ученый Фабио Беста (1845 - 1923)

объявил, что «Трактат о счетах и записях» написан одним из преподавателей

коммерческой школы в Венеции и только вставлен Пачоли в текст «Суммы».

Согласно другой версии «Сумма» - это на три четверти пересказ книги

Фибоначчи (1170 - 1228). Однако у Фибоначчи ничего не говорится о

бухгалтерии.

Сегодня достоверно известно, что первая книга, в которой описывалась

система двойной записи - книга Бенедетто Котрульи «О торговле и современном

купце», написанная от руки в 1458 г., но напечатанная только в 1573 г.

Поэтому книга Луки Пачоли признается всеми историками науки как первая

печатная работа, давшая толчок развитию новой системы бухгалтерского учета.

И поскольку в книге, к тому же, рассматривались и обобщались все достижения

в области математики того времени, то современники вполне заслуженно

называли ее «суммой знаний». Об этом говорит и эпиграф к книге: «То, что в

пыли валялось и томилось забытым в темнице. Лука нашел для тебя, друг и

читатель». Кроме того, она написана не на обязательном для научных работ

того времени латинском, а на итальянском языке, доступном массовому

читателю. Таким образом. Лука Пачоли проложил дорогу для последующих

поколений, задача, которых состояла в дальнейшей разработке унаследованного

учения. Двойная запись в более удобном и полном виде отражала хозяйственный

процесс. Система счетов простой бухгалтерии дополнилась счетами собственных

средств, а материальные счета получили денежную оценку, вследствие чего все

факты хозяйственной жизни стали отражаться дважды. Появление операционных

счетов, которые в условной форме фиксировали изменения и движения средств,

позволило установить систематическое наблюдение за такими величинами, как

капитал и прибыль. Счета дали бухгалтерам возможность перейти от простого

денежного учета к учету всех объектов и операций в денежном выражении.

Сейчас очевидно, что без учета хозяйство не может развиваться, так как учет

- это язык хозяйственной деятельности, язык бизнеса.

История двойной бухгалтерии - это история ее живого проявления в

изменяющейся хозяйственной среде. Став неотъемлемой частью бухгалтерского

учета, она превратила весь учет в стройную систему, облегчающую контроль

как за сохранностью ценностей, так и за осуществлением процессов

управления.

Глава II. Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета

2.1 Основные законадательные документы, определяющие учет и отчетность

в Российской Федерации

Основными законадательными актами, определяющими учет и отчетность в

РФ, являются:

Положение о бухгалтерском учете в РФ, введенное в действие приказом 170

Министернства финансов от 26.12.94 г.

План счетов бухгалтерского учета, ввденный в действие с 1.01.95 г

Постановление Правительства РФ 562 от 5.08.92 г. "О составе затрат,

включаемых в себестоимость продукции"

Закон РФ 3615-1 от 9.10.92 г. " О валютном регулировании и валютном

контроле"

Положение о главном бухгалтере

Порядок ведения кассовых операций в РФ ( от 4.10.93 г. ),

а также :

Инструкция 1 государственной налоговой службы РФ "О порядке исчисления

и уплаты налога на добавленную стоимость"

Инструкция 4 государственной налоговой службы " О порядке исчисления и

уплаты налога на прибыль предприятий в РФ".

Кроме указанных выше документов следует руководствоваться и другими

нормативными актами Правительства РФ, Госналогслужбы и ЦБ РФ,

определяющими порядок ведения учета и отчетности в конкретных,

непредусмотренных перечисленными документами случаях.

2.2 Предмет , метод и задачи бухгалтерского учета

Предметом бухгалтерского учета является финансово-хозяйственная

деятельность предприятия или организации.

Финансово-хозяйственная деятельность складывается из:

- формирования источников, необходимых для деятельности.

Источники могут быть финансовыми и материальными;

- размещения привлеченных и сформированных средств: создание

производственных запасов, затрат на производство продукции, реализации

продукции, взаимоотношений с бюджетом в части налогооблажения и иные

хозяйственные операции.

Метод бухгалтерского учета - ведение учета финансово-хозяйственных

операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем

сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их

выражения.

Задачами бухгалтерскими учета являются:

- формирование достоверной информации о хозяйственных процессах и

результатах деятельности предприятий необходимой для оперативного

руководства и управления, а также ее использования инвесторами,

покупателями, налоговыми, финансовыми, банковскими органами и иными

заинтересованными лицами;

- обеспечение контроля за наличием движения имущества и использования

материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с

утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной

деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных ресурсов.

2.3 Основные правила ведения бухгалтерского учета

Основными правилами ведения бухгалтерского учета в РФ ( изложены в

"Положении о бухгалтерском учете в РФ" ) являются:

1. Применение системы двойной записи. Это означает, что у каждого счета

существует два раздела - дебет и кредит. Каждая финансово-хозяйственная

операция отражается в учете по дебету одного счета и кредиту другого.

2. В бухгалтерском учете принят единый план счетов. Последний введен в

действие с 1.01.95 г.

3. В учете существуют и применяются активные и пассивные счета. Сущность

разделения счетов на активные и пассивные заключается в объективном

отражении специфики тех или иных финансово-хозяйственных операций.

Активными называются счета, которые имеют либо нулевое либо дебетовое

сальдо ( например, 01, 51, 50 счета). Счета с дебетовым сальдо находятся

в активе баланса. Нарастание по этим счетам идет по дебету, расходывание

по кредиту счета.

Пассивными называются счета, которые имеют либо нулевое либо

кредитовое сальдо ( например, 85, 80 счета ). Они являются зеркальным

отражением активных счетов. Сальдо (остаток ) по пассивным счетам

находится в пассиве баланса.

Кроме активных и пассивных счетов существуют и прменяются активно-

пассивные счета. Эти счета могут иметь дебетовое, кредитовое, нулевое

или оба сальдо одновременно. Примером такого счета может служить 71 счет

( расчеты с подотчетными лицами ).

4. Ведение аналитического и синтетического учета.

Синтетический учет - это учет в разрезе укрупненных групп однородных

операций. Примером регистра синтетического учета является Главная книга.

Аналитический учет - это учет по каждой конкретной операции.

Регистрами аналитического учета являются оборотные и разработочные

ведомости и таблицы.

5. Документирование хозяйственных операций. Документирование

хозяйственных операций производится на основе первичных бухгалтерских

документов, фиксирующих факт совершения сделки.

6. Исправление ошибок в бухгалтерском учете допускается одним из трех

способов:

- метод зачеркивания - зачеркивается неправильная надпись, рядом пишется

правильная и ставтся подпись ответственного лица

- метод красного сторно- рядом с неправильной дописывается правильная

надпись красным цветом

- справка и исправительная проводка.

Иные исправления не допускаются.

7. Оценка имущества , обязательств и хозяйственныхьопераций

осуществляется в денежном выражении путем суммирования проведенных

расходов. Баланс составляется в валюте РФ.

8. Бухгалтерские документы хранятся в установленном законадательством

порядке и сроках. Расчеты по заработной плате хранятся 75 лет.

9. Инвентаризация. Существует обязательная инвентаризация и

инвентаризация по распоряжению руководства. Обязательная инвентаризация

проводится при смене материально ответственных лиц и при проверке

кассового остатка. Регулирование расхождения между фактическим наличием

и учетными данными производится двумя способами:

- излишки оприходуются

- недостача сверх норм относится на виновных лиц.

Глава III. Теоретические основы автоматизации бухучета

3.1. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать

решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно

держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной

деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов,

содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и

систематизированная она является в определенной степени гарантией

эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных

данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие,

к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все

ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например,

арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения

бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при

ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий

программных комплексов.

3.2. Требования к бухгалтерской системе

На наш взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их

масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать

качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней

мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать

подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных

документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из

одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление

процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и

отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь

единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на

предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть

легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета

на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в

обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана

счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную

учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов,

суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные

нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от

случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как

известно, современные персональные компьютеры являются достаточно

открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на

физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно

было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.

Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы

имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы

следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется

неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой

устаревшей версии на более свежую.

3.3. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.

Несмотря на то что в мире существует более тысячи тиражируемых

бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры

и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для

условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов,

регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже

третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем. Этапы

автоматизации бухгалтерского учета в России Первый этап разработки программ

автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда

в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа

для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых

коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период

характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров,

что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной

аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ

создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось

для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны

первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"),

"Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом

приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались

в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный

рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные.

Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили

профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные

компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража

бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-

лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab. Современный

(третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием

интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных

областей автоматизации.

3.4. Элементы компьютерной системы

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка

данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно

сопровождается документами на бумажном носителе информации -

распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например

бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются

и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в

электронной форме. Более того, основные учетные документы ( бухгалтерские

книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют

собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не

возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из

которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий

жиск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции,

обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными

средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного

использования, системы управления базами данных (СУБД),

обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и

сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные

операции, например сортировку записей. Системные программы обычно

разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы,

специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют

с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных

команд для обработки данных, которые организация--пользователь

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8