Автоматизация бухгалтерского учета

всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается оперативность

изменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам, без которых

- ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимо платить

деньги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерских программах

предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним

имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех

случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни от

кого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в

организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо

проходить не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимает

решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти

изменения.

Бывают случаи, когда организации, которые в свое время заключили

договор на внедрение программы по автоматизации бухучета с какой-либо

оказывающей такие услуги фирмой и были разочарованы качеством работы -

вместо автоматизации им за их же деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Как

же избежать подобных ситуаций? Можно действовать двумя способами. Первый

состоит в том, чтобы заказать у сторонней организации не просто настройку

программы и обучение, а всю автоматизацию, включающую в себя и этапы

оптимизации бухучета, определение масштабов и порядка автоматизации и

постановки задачи. В этом случае некомпетентность и неквалифицированность

автоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки к

автоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг.

Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации сможете

провести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы и

обучение, от автоматизаторов следует требовать (записать в договор на

автоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации:

1. Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть

постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам

первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать

программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого

работа может считаться выполненной.

Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий

подневный календарный план - документ, подписанный обоими сторонами по

договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно

(например, раз в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв

календарного плана автоматизаторы должны нести ответственность в виде,

например, пени за каждый день отставания от плана. Такая жесткая

временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике

часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда

она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает

работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на

программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже

планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в

программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет

нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем

состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

4.6. Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации

бухгалтерского и управленческого учета.

Порядок определения стоимости услуг по автоматизации строится на двух

принципах:

1. Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от

множества условий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как

объем хозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих

учет, наличие различного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других.

Поэтому не может быть некой одинаковой для всех цены на услуги по

автоматизации, она своя для каждого клиента.

2. Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их

трудоемкости и высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной

ситуации они всегда стоят больше, чем собственно компьютеры и программы.

На рынке предлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево,

однако на практике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой

отдачи и, как правило, заканчивается "псевдоавтоматизацией" (см. страницу

4). Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто "не настолько богат, чтобы

покупать дешевые вещи".

Расценки на услуги скорее всего должны быть подневные, то есть клиент

платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует

отметить, что эта подневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для

всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина подневной

ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка.

Итоговая сумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества

рабочих дней, которые необходимо на нее потратить, и определяется

умножением количества дней на вышеназванную подневную ставку. Количество же

дней зависит от каждого конкретного клиента.

Для того, чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут

стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет,

следует провести две процедуры:

1. Бесплатный выезд на определение объема работ. Он заключается в том, что

специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к

клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на

предприятии (для этого необходимо присутствие главного бухгалтера и

наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с клиентом

конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой

процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и,

соответственно, сумму за услуги.

2. Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае, если имеет место одно из

тех обстоятельств:

13. предприятие достаточно большое (численность превышает 200-300 человек

или количество бухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек);

14. имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое

представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже

имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не

отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять";

15. клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть

календарный график работ,

можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого

дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены),

разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня

составит календарный график выполнения работ в котором указано, что будет

иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет

потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому,

что, если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике

окажется дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно

будет просто удалить из графика часть работ, которые являются не самыми

важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их

выполнение, в результате чего можно "довести" стоимость автоматизации до

возможностей клиента.

После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним

заключается договор, в котором должны быть предусмотрены практически все

нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе

автоматизации. Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В

случае, если определение нами объема работ было произведено не совсем верно

и необходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которые

указаны в плане-гафике работ и постановке задачи, это дополнительное время

клиентом не оплачивается.

Глава V. Отражение поступления товаров на примере программы «1С

Бухгалтерия».

Рассмотрим, каким образом в типовой конфигурации отражается

поступление товаров на конкретном примере.

1 ноября 2001 г по накладной 9487 от фабрики «Сигма» получен товар:

брюки детские 200 штук по цене 154руб. и брюки мужские серые 400 штук по

цене 288 руб. Товар оприходован на главный склад торговой организации. Для

отражения в учете хозяйственных операций оприходования товаров предназначен

документ «Поступление товара». Его форма заполняется на основании складских

документов оприходования и сопроводительных документов поставщика в

следующем порядке.

Сначала в шапке документа указывается поставщик (фабрика «Сигма»),

сопроводительный документ (накладная 9487) и склад, на который принят товар

(главный). Заполнение этих реквизитов производится выбором из

соответствующих справочников. Если запись в справочнике отсутствует, ее

можно ввести непосредственно в процессе работы с документом.

Затем заполняется табличная часть, в которой перечисляются ассортимент

товара, количество и цена за единицу. Если товар уже поступал ранее, то

можно воспользоваться кнопкой «Подбор» в этом случае достаточно выбрать

товар из справочника «Номенклатура» и указать его количество. Остальные

графы табличной части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего») подсчитываются

автоматически. Предположим, что данный товар в организацию прежде не

поступал. В этом случае новую товарную позицию необходимо описать в

справочнике «Номенклатура», форма списка которого открывается при

заполнении табличной части. Ассортимент товаров может составлять тысячи

позиций, поэтому для удобства поиска справочник структурируют, подразделяя

товары на группы, подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу

«Одежда», а затем перейти в режим описания новой товарной позиции (пункт

«Новая» меню «Действия» главного меню). Для того чтобы система могла

правильно интерпретировать номенклатурную единицу, в реквизите «Тип»

указывается ее классификационный признак. В нашем примере «брюки детские» -

это товар.

В реквизите «Наименование» указывается краткое наименование товарной

позиции. Наименование товара для выходных документов (накладных, счетов-

фактур) указывается в многострочном поле «Полное наименование, краткая

характеристика».

В реквизите «Вид» указывается вид деятельности, в рамках которого

предполагается реализовать товар («Продажа верхней одежды»). Значение этого

реквизита определяет объект аналитического учета по субконто «Виды

деятельности», где на счете 46 «Реализация продукции (работ, услуг)»

программа отразит операции по продаже товаров с помощью документов типовой

конфигурации.

Реквизит «Единица измерения» заполняется выбором из одноименного

справочника.

Важную роль в описании товарной позиции играет реквизит «Тип товара»,

значение которого и определяет, как следует учитывать товар, - на балансе

или за балансом. Между типом товара и счетом для учета товаров имеется

связь, указанная на рис.1

|Тип товара |Счет (субсчет) для учета товаров |

|Собственный |41.1 «Товары на складах» или 41.2 «Товары в |

| |розничной торговле» (конкретный субсчет |

| |определяется с помощью переключателя в шапке |

| |экранной формы документа «Поступление |

| |товара») |

|На комиссии |004 «Товары, принятые на комиссию» |

|Тара |41.3 «Тара под товаром и порожняя» |

|Покупные изделия |41.4 «Покупные изделия» |

Поскольку по условиям примера «брюки детские» переходят в собственность

торговой организации, то тип товара – «Собственный».

Значение реквизитов «Учетная (покупная) цена» и «Оптовая цена без

налогов» носит сервисный характер и используется по умолчанию в экранных

формах документов на поступление и отпуск товаров.

При заполнении реквизитов ставки налогов, следует учитывать следующее:

- ставка НДС указывается применительно к продаже этого товара по схеме

оптовой торговли –20%

- если товар входит в перечень товаров, стоимость которых при

определенных условиях является объектом обложения налогом с продаж, то

обязательно указывается ставка налога.

После заполнения всех необходимых реквизитов информации о товаре,

продолжается заполнение табличной части документа «Поступление товаров».

После того, как в табличной части будет отражена вся информация обо всех

поступивших товарах, документ сохраняется и проводится. При этом

автоматически будут сформированы проводки (рис.2)

|№ |Дт |СубконтоДт |Кт |Субконто|Вал. |Кол-во |Вал.сум|Сумма |

| | | | |Кт | | |. | |

| | | | |…. |Курс |Сод.Проводки |№Ж |

|1 |41.1|Брюки |60.1|Сигма | |200.0 | |28000.00 |

| | |детские | | | | | | |

| | |Общий | |Накладна| |Поступили товары |ТВ |

| | | | |я | | | |

| | | | |9487 | | | |

|2 |41.1|Брюки |60.1|Сигма | |400.00 | |96000.00 |

| | |мужские | | | | | | |

| | |Общий | |Накладна| |Поступили товары |ТВ |

| | | | |я | | | |

| | | | |9487 | | | |

|3 |19.6|Сигма |60.1|Сигма | | | |22000.00 |

| | |Накладная | |Накладна| |Выделен НДС |ТВ |

| | |9487 | |я | | | |

| | | | |9487 | | | |

Если товары приходуются непосредственно в розничной сети, то в шапке

экранной формы документа «Поступление товаров» переключатель

устанавливается в положение «Товары поступили …в розницу». В этом случае

будут формироваться другие проводки (рис 3).

|№ |Дт |СубконтоДт |Кт |Субконто|Вал. |Кол-во |Вал.сум|Сумма |

| | | | |Кт | | |. | |

| | | | |…. |Курс |Сод.Проводки |№Ж |

|1 |41.2|Брюки |60.1|Сигма | |200.0 | |30800.00 |

| | |детские | | | | | | |

| | |Общий | |Накладна| |Поступили товары |ТВ |

| | | | |я | | | |

| | | | |9487 | | | |

|2 |41.2|Брюки |60.1|Сигма | |400.00 | |115200.00|

| | |мужские | | | | | | |

| | |Общий | |Накладна| |Поступили товары |ТВ |

| | | | |я | | | |

| | | | |9487 | | | |

Если, в реквизите «Тип товара» элемента справочника «Номенклатура»

указать, что товар получен «На комиссию», то при проведении документа будут

сформированы записи, представленные на рис.4.

|№ |Дт |СубконтоДт |Кт |Субконто|Вал. |Кол-во |Вал.сум|Сумма |

| | | | |Кт | | |. | |

| | | | |…. |Курс |Сод.Проводки |№Ж |

|1 |004 |Брюки | | | |200.0 | |30800.00 |

| | |детские | | | | | | |

| | |Сигма | | | |Поступили товары |ТВ |

| | |Накладная | | | | | | |

| | |9487 | | | | | | |

|2 |004 |Брюки | | | |400.00 | |115200.00|

| | |мужские | | | | | | |

| | |Сигма | | | |Поступили товары |ТВ |

| | |Накладная | | | | | |

| | |9487 | | | | | |

Глава VI. Ответы на часто задаваемые вопросы по программе 1С «Бухгалтерия».

1. Что дает количественный учет по счету?

Программа 1С: Бухгалтерия 7.х, помимо учета денежных средств,

предоставляет пользователю возможность ведения количественного учета.

Количественный учет можно вести на любом счете или субсчете. Возможность

ведения количественного учета на счете включается на этапе редактирования

плана счетов (графа Кол. в плане счетов).

Как правило, количественный учет ведется вместе с аналитическим.

Например, ведение на счете учета материалов аналитического и

количественного учета позволяет получать сведения о наличии и движении

материалов не только в денежном, но и в количественном выражении.

Тем не менее программа 1С: Бухгалтерия 7.х позволяет вести на любом счете

или субсчете количественный учет без подключения аналитического учета. Это

может потребоваться, если аналитический учет предполагается вести на

субсчетах (каждый субсчет соответствует одному объекту аналитического

учета), а не с использованием субконто.

2. Каковы режимы запуска программы 1С: Бухгалтерия.

При запуске программы 1С: Бухгалтерия 7.х можно выбрать один из трех

режимов работы: Конфигуратор, Отладчик и 1С: Предприятие. Эти режимы

выбираются в диалоге Запуск 1С:Предприятие из открывающегося списка В

режиме

-Конфигуратор — этот режим запуска программы предназначен для создания

новых или изменения уже имеющихся функций и конфигураций программы 1С:

Бухгалтерия 7.х.

- Отладчик — этот режим необходим для отладки вновь созданных

конфигураций или функций программы 1С: Бухгалтерия 7.х. -1С: Предприятие

– это основной режим для работы с информационной базой предприятия,

который выбирается по умолчанию.

3. Как найти в справочной системе нужную тему?

Чтобы найти в справочной системе программы 1С: Бухгалтерия 7.х нужную

тему , нужно выполнить следующие действия:

- выберите команду меню Помощь • Содержание. На экране появится но

справочной системы 1С: Предприятие .

- Нажмите кнопку Разделы, расположенную в верхней части окна. На экране

появится диалог Справочная система: 1С:Предприятие.

- В поле ввода Введите первые буквы нужного слова введите с клавиатуры

первые буквы интересующей вас темы. Список тем, расположенный в нижней

половине окна, будет автоматически устанавливаться на темы, названия

которых начинаются на введенные с клавиатуры символы.

- Выберите интересующую вас тему и нажмите кнопку Показать. На экран

будет выведено окно справочной системы 1С:Предприятие с нужной вам темой.

Если вы ввели первые буквы интересующей вас темы, а в нижней части окна

список тем не появился, то попробуйте найти введенное слово или фразу

другим способом.

- Выберите вкладку Поиск диалога Справочная

система:1С:Предприятие.

- В поле ввода Введите искомые слова наберите с клавиатуры слово, которое

может встречаться в интересующей вас теме. При этом в окне Выберите нужный

раздел и нажмите кнопку «Показать» появятся все разделы, которые содержат

искомое слово.

Выберите нужный раздел и нажмите кнопку Показать. На экран будет выведено

окно справки 1С:Предприятие с интересующей вас темой.

4. Как выбрать нужное значение из списка возможных значений?

Обычно при открытии какой-либо формы бывает необходимо заполнить

определенные поля ввода. Некоторые поля имеют набор фиксированных значений,

которые могут быть выбраны из списка или связанной с полем ввода таблицы.

Рассмотрим ввод различных значений в поля ввода на примере заполнения формы

Поступление ТМЦ.

>• Выберите команду меню Документы •Поступление ТМЦ. На экране появится

форма Поступление ТМЦ-Новый.

> Нажмите кнопку , расположенную в поле ввода Вид ТМЦ и в открывшемся

списке щелкните мышью на строке Товары. Открывающийся список Вид ТМЦ

закроется, а в поле ввода появится строка Товары.

- Щелкните мышью на кнопке , расположенной в поле ввода Поставщик. На

экране появится таблица Список Контрагентов (Выбор) .

- Дважды щелкните мышью на строке Поставщики, Вид таблицы Список

контрагентов ( Выбор) изменится.

Если список контрагентов не содержит нужного контрагента, то необходимо

создать запись о новом контрагенте. Для этого необходимо нажать

клавишу Insert и заполнить появившуюся на экране форму.

- Дважды щелкните мышью на строке Большевичка в графе Контрагент.

Таблица Список Контрагентов (Выбор) будет закрыт, а в поле поставщик

появится запись о выбранном контрагенте.

Таким же способом вы можете заполнять открывающиеся списки, содержащиеся

в других формах программы 1С: Бухгалтерия 7.х.

5. Как просмотреть документ?

Для просмотра созданного документа выполните следующие действия.

- Выполните команду меню Операции • Журналы документов. На экране

появится диалог Выбор журнала.

- Выберите нужный журнал, например, Кассовая книга, и нажмите кнопку ОК.

На экране появится окно Журнала Кассовая книга .

- Выберите в Журнале документ, который вы хотите просмотреть, например,

документ Прих. орд.

- Нажмите кнопку , расположенную на панели инструментов Журнала

документов Кассовая книга. На экране появится форма выбранного документа

Приходный кассовый ордер - 1 и вы можете просмотреть интересующие вас

данные.

Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в Журнал документов Кассовая книга.

6. Как ввести новый счет в план счетов?

Рассмотрим ввод нового счета в план счетов на примере счета 9, который

отсутствует в типовой конфигурации программы 1С: Бухгалтерия 7.х.

Чтобы ввести новый счет в план счетов, выполните следующие действия:

- Откройте окно План счетов, нажав кнопку , расположенную на панели

инструментов Команды Бухгалтерии. На экране появится окно План счетов . -

Нажмите клавишу Insert . В конце таблицы плана счетов появится новая

строка, и ее ячейка в графе Код будет выделена.

- Введите номер счета 09 и нажмите клавишу Enter. Курсор переместится в

графу Наименование.

- Введите с клавиатуры текст Пробный и нажмите клавишу Enter. Курсор

переместится в графу Вал.

Если по вновь вводимому счету предполагается вести валютный учет, то дамо

ввести в графу Вал. знак + с помощью кнопки, расположенной в ячейке.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8