Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

секретарем ему на рассмотрение.

4.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет

на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок

исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов.

Затем документ передается исполнителю под роспись.

4.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан

предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием

даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата,

номер документа и номер дела, в которое он подшит.

4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу

исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос,

заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в

дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и

т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем

ГД в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ЗАО «Строительная

Компания «Дружба» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут

быть решены путем личного общения или по телефону.

2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО

«Строительная Компания «Дружба», служебные письма должны быть написаны

кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать

различных толкований.

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как

правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает

более оперативное их рассмотрение получателем.

4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо

добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый

адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и

исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа

следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии

со следующей нумерацией:

01 – Генеральное управление;

02 – Управление по работе с персоналом;

03 – бухгалтерия;

04 – финансовый отдел;

05 – отдел развития бизнеса;

06 – отдел заказчика;

07 – архитектурно-планировочная мастерская;

08 – отдел информационных технологий;

09 – юридическая служба;

10 - филиал «Окна «Дружба»

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __

от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В

левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при

отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

4.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным

реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит

краткое резюме документа. Например: «О направлении технической

документации».

4.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении

документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на

каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия"

перед 2,3,4 адресатом не проставляется.

4.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних

документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его

заместителям.

4.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления

проставляется исходящий или внутренний номер документа.

Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле

секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий

экземпляр документа для хранения в своем деле.

4.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал

регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления.

Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация –

получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего

документ, примечания.

4.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или

передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой

половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по

факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего

документ.

4.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела.

Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе

должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В

дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

3. Организация контроля исполнения документов

4.3.1. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» устанавливается контроль за

исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

4.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор

ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов,

поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря

Генерального директора.

4.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка

ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база

данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора.

4.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального

директора.

4.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в

резолюции вопросы должны быть полностью решены.

Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается

исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных

запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос

решенным.

4.3.7. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные

ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

4.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться

секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения

для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.

4.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до

истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки.

Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

4.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с

Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый

срок в Журнал контроля.

4.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и

индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте

документа или установлен руководством ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов,

содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан,

документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения

исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

4.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким

исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного

рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного

исполнителя.

5. Составление номенклатуры дел

4.5.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований

дел, образующихся в делопроизводстве ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

Сводная номенклатура дела ЗАО «Строительная Компания «Дружба» должна

отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной

согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в

федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.).

4.5.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры,

справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,

экспресс-информация и другие подобные материалы.

4.5.3. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками

подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после

чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на

согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в

сводную номенклатуру дел ЗАО «Строительная Компания «Дружба» и утверждения.

Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

4.5.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно

отражать состав и содержание документов, которые предполагается

группировать в дела. Заголовок содержит:

- наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы,

переписка и т. п.), включенного в дело;

- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие

сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и

т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому

вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы",

если в дело включены документы различных видов.

4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью",

"Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не

допускается.

4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего

отдела:

номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

|Индек|Заголовок дела|Наименование|Кол-во дел|Срок |Примечание|

|с | |подразделени|(томов) |хранени| |

|дела | |я | |я | |

| | | | | | |

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не

позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в

подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Дружба» не допускается.

6. Формирование и оформление дел

4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии

с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за

исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены

документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-

разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за

какие годы подшиты документы.

4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об

исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы

над документом.

4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также

черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел

производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие

последними, в деле будут первыми).

4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от

приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы

обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также

полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена

выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:

- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;

- наименование подразделения;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового

номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

- срок хранения.

7. Экспертиза ценности документов

4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение

значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на

уничтожение.

4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается

экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК

включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений,

представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК

назначается приказом Генерального директора, им же определяется

количественный состав комиссии.

4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится

недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться

путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года

назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или

постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

|ЗАО «Строительная Компания «Дружба» | |УТВЕРЖДЕНО |

|ОПИСЬ №____ | |Протокол заседания ЭК |

|Долговременного хранения | |От______№__________ |

|За 200__г. | | |

|№ п/п |Индексы дел |Заголовок дела |Кол-во листов|Примечание |

| | | | | |

В опись № __________включены _______________________дел

(цифрами и прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия

4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится

отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

|ООО «ДИН» | |УТВЕРЖДАЮ |

|АКТ | |Генеральный директор |

|_______________№ ___ | |_____________И.О.Ф. |

|о выделении документов к | |«______»___________200 г. |

|уничтожению | | |

ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие

дела и документы, утратившие практическое значение:

|№ п/п|Заголовок дела |Дата дела или |Кол-во дел |Примечание|

| |(групповой заголовок |крайние даты дел|(томов) | |

| |дел) | | | |

Итого: _______________дел за годы ___________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК

И.О.Фамилия Подпись

И.О.Фамилия Подпись

4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и

утверждается Генеральным директором.

4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь

заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок

расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества

листов.

4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на

архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную

информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения

бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и

акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20

января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в

проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник

того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

8. Передача дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых

они формировались. Ответственность за сохранность документов несет

ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально

отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность

документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.

Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие

и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения

руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной

необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается

отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,

предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела

на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

|Кол-во |Дата |Кому |Расписка |Дата |Расписка |

|листов |выдачи |выдано |в получении |возвращения |в приеме |

4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный

исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника

подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в

подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.

| |Приложение 6 |

Список нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики

2. Документы по материально-техническому снабжению

3. Материалы справочного и информационного характера

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты

8. Приказы подведомственных организаций

9. Проекты планов

10. Проекты смет расходов

11. Расчеты

12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях

13. Технологические карты

14. Технические условия

15. Учебные планы и программы

16. Чертежи

| | Приложение 7 |

| ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |

|АКТ |Генеральный директор |

|«___»_________200 г. №___ |ООО «ДИН» |

|о выделении документов | |

|к уничтожению |_____________ И.О.Ф. |

| |«___»___________ 200_г. |

На основании

перечня__________________________________________________________

(название и выходные данные перечня

____________________________________________________________________________

документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-

исторической ценности документы:

|№ |Заголовок дела или|Дата дела |Кол-во |Срок хранения|Примечание |

|п/п|групповой |или |дел |и №№ статей | |

| |заголовок |крайние |(томов) |по перечню | |

| | |даты дел | | | |

| | | | | | |

Итого ______________________________дел за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором

Компании.

Председатель ЭК __________________И.О.Ф.

Члены ЭК __________________И.О.Ф.

__________________И.О.Ф.

| | Приложение 8 |

|ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |

| |Генеральный директор |

|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «ДИН» |

|______________ № _____ | |

|Москва |_____________ И.О.Ф. |

| |«___»___________ 200_г. |

|На _______ год | |

| | |Кол-в| | |

|Индекс |Заголовок |о |Срок |Приме|

|дела |дела |дел |хранения |чание|

|1 |2 |3 |4 |5 |

|Управление делами |

|01. Общий отдел |

|С-01 |Приказы руководства по основной | |Постоянно | |

| |деятельности | | | |

|С-02 |Протоколы общих собраний | |Постоянно | |

| |сотрудников фирмы | | | |

|С-03 |Внутренняя документация | |3 года | |

|С-04 |Письма входящие 2002 г. | |3 года | |

|С-05 |Письма исходящие 2002г. | |3 года | |

|С-06 |Журнал регистрации исходящих | |3 года | |

| |документов | | | |

|С-07 |Журнал регистрации входящих | |3 года | |

| |документов | | | |

|С-08 |Журнал регистрации внутренних | |3 года | |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7