Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

| |документов | | | |

|С-09 |Журнал регистрации приказов | |3 года | |

| |руководства | | | |

| |по основным видам деятельности | | | |

|02. Юридическая служба |

|ЮС-01 |Арбитражно-процессуальные дела | |10 лет | |

|ЮС-02 |Договоры находящиеся на | |10 лет | |

| |согласовании | | | |

|ЮС-03 |Инвестиционные договоры | |10 лет | |

|ЮС-04 |Субподрядные договоры | |10 лет | |

|ЮС-04 |Подрядные договоры | |10 лет | |

|ЮС-05 |Договоры займа | |10 лет | |

|ЮС-06 |Договоры аренды помещений | |10 лет | |

|ЮС-07 |Договоры на оказание услуг | |10 лет | |

|ЮС-08 |Прочие договоры | |10 лет | |

|ЮС-09 |Исполненные договоры | |10 лет | |

|ЮС-11 |Журнал регистрации исходящей | |10 лет | |

| |документации | | | |

|ЮС-12 |Журнал регистрации входящей | |10 лет | |

| |документации | | | |

|1 |2 |3 |4 | 5 |

|ЮС-13 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | |

| |претензий | | | |

|ЮС-14 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | |

| |претензий | | | |

|ЮС-15 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | |

| |исковых заявлений | | | |

|ЮС-16 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | |

| |исковых заявлений | | | |

|ЮС-17 |Журнал регистрации | |10 лет | |

| |арбитражно-судебных дел | | | |

|ЮС-18 |Журнал регистрации договоров | |10 лет | |

|ЮС-19 |Журнал регистрации согласований | |10 лет | |

| |договоров | | | |

|03. Административно-хозяйственный отдел |

|АХО-01 |Переписка с ООО «Комус» | |1 год | |

|АХО -02 |Заявки на канцелярские товары | |1 год | |

|АЗО -03 |Документы, подтверждающие | |1 год | |

| |получение материальных ценностей | | | |

| |(копии) | | | |

|АХО -04 |Договоры на поставку канцелярских| |1 год | |

| |товаров и мебели (копии) | | | |

|04. Служба научно-технической документации |

|ПО-03 |Комплектовочные ведомости по | |До завершения | |

| |объектам | |строительства | |

|ПО-04 |Графики монтажа | |До завершения | |

| | | |строительства | |

|ПО-05 |Графики движения механизмов | |До завершения | |

| | | |строительства | |

|ПО-06 |Графики движения рабочей силы | |До завершения | |

| | | |строительства | |

|ПТО-07 |Проектно-сметная документация | |1 год | |

|ПТО-08 |Проекты производства работ (по | |До сдачи гос. | |

| |объектам) | |комиссии | |

|ПТО-09 |Журнал регистрации | |3 года | |

| |проектно-сметной документации | | | |

|05. Отдел материально-технического обеспечения | |

|ОМТС-01 |Письма входящие/исходящие. Копии.| |До минования | |

| | | |надобности | |

|ОМТС-02 |Организационно-распорядительная | | | |

| |документация (протоколы, приказы,| | | |

| |распоряжения. Копии.) | | | |

|ОМТС-03 | Заявки строительных участков на| |До завершения | |

| |материалы | |строительства | |

|ОМТС-04 | Заявки строительных участков на| |До завершения | |

| |бетон | |строительства | |

|ОМТС-05 |Ведомости комплектации объектов | |До завершения | |

| | | |строительства | |

|ОМТС-06 |Внутренние накладные со склада | |До завершения | |

| | | |строительства | |

|1 |2 |3 |4 | 5 |

|ОМТС-07 |Лимитно-заборные карты | |1 год | |

|06. Главная бухгалтерия |

|БУХ-01 |Письма входящие/исходящие. | |1 год | |

|БУХ-02 |Договоры по машинам и механизмам | |Постоянно | |

|БУХ-03 |Квартальные статистические отчеты| | | |

| |по основным | |6 лет | |

| |видам деятельности | | | |

|БУХ-04 |Годовые и квартальные | |Постоянно | |

| |бухгалтерские отчеты и балансы | | | |

|БУХ-05 |Банковские документы, фиксирующие| |6 лет | |

| |хозяйственные операции. Годовой и| | | |

| |квартальный кассовые планы | | | |

|БУХ-06 |Кассовые документы, фиксирующие | |6 лет | |

| |хозяйственные операции. | | | |

|БУХ-07 |Акты о приеме, сдаче и списании | |6 лет | |

| |имущества и материалов | | | |

|БУХ-08 |Счета-фактуры и накладные по | |6 лет | |

| |учету товарно-материальных | | | |

| |ценностей | | | |

|БУХ-09 |Авансовые отчеты | |6 лет | |

|БУХ-10 |Кассовая книга | |6 лет | |

|БУХ-11 | | | | |

| |Договоры материально | | | |

| |ответственных лиц и образцы | |6 лет | |

| |подписей материально | | | |

| |ответственных лиц | | | |

|БУХ-12 |Месячные ведомости по заработной | |75 лет | |

| |плате | | | |

|БУХ-13 |Книга покупок | |6 лет | |

|БУХ-14 |Накладные и акты от поставщиков | |6 лет | |

|БУХ-17 |Договоры поставки | |Постоянно | |

|БУХ-18 |Материальные отчеты | |6 лет | |

|БУХ-21 |Акты выполненных работ, формы № | |6 лет | |

| |КС-3 по объектам | | | |

|БУХ-22 |Акты выполненных работ по услугам| |6 лет | |

|БУХ-23 |Договоры аренды помещений | |Постоянно | |

|БУХ-24 |Договоры на оказание услуг | |Постоянно | |

| | | | | |

|07. Отдел развития бизнеса |

|ОРБ-01 |Акты приема – сдачи выполненных | |3 года | |

| |работ (форма 2, справки формы | | | |

| |3-КС) | | | |

|ОРБ-02 |Договоры подряда. Копии | |3 года | |

|ОРБ-03 |Договоры поставки продукции. | |3 года | |

| |Копии | | | |

|ОРБ-04 |Договоры по машинам и механизмам.| |3 года | |

| |Копии | | | |

|ОРБ-05 |Годовой финансовый план. Копии | |Постоянно | |

| | | |ст.96 | |

|ОРБ-06 |Квартальный финансовый план. | |3 года | |

| |Копии | |ст.206в | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|ОРБ-07 |Отчеты по исполнению бюджета. | |3 года | |

| |Копии | | | |

|ОРБ-08 |Сметы (сводные, объектные, | |1 год | |

| |локальные по видам работ). Копии | | | |

|ОРБ-09 |Сметные расчеты по договорам | |1 год | |

| |(сметы, расчеты по договорам) | | | |

|06. Отдел кадров |

|ОК-01 |Личные дела сотрудников | |75 лет - «В» | |

| | | |ст.498в | |

| |Личные дела | | | |

|ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | |

| |работающих по трудовым | | | |

| |соглашениям, договорам ГП) | | | |

|ОК-03 |Личные дела уволенных сотрудников| |75 лет - «В» | |

| | | |ст.498в | |

| |Личные карточки работников (Т – | |75 лет ЭПК | |

|ОК-04 |2) | |ст. 189 | |

| |Подлинные личные документы | | |Не |

|ОК-05 |рабочих и служащих (трудовые | | |востр|

| |книжки, дипломы, аттестаты и др.)| |До |ебова|

| | | |востребования |нные |

| | | | |– не |

| | | | |менее|

| | | | |50 |

| | | | |лет |

| |Приказы по личному составу (о | | | |

|ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | |

| |увольнении, длительных | |ст.19б | |

| |командировках) | | | |

| |Документы, являющиеся основанием | | | |

|ОК-07 |к приказам по кадрам (заявления,| |3 года | |

| |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | |

|ОК-08 |Трудовые договоры | |3 года | |

|ОК-09 |Трудовые соглашения | |3 года | |

| |Договоры гражданско-правового | | | |

|ОК- 10 |характера | |3 года | |

|ОК-11 |Документы табельного учета | |3 года | |

|ОК-12 |Должностные инструкции работников| |3 года после | |

| |предприятия | |замены новыми | |

|ОК-13 |Положения о службах и отделах | |3 года после | |

| |организации | |замены новыми | |

| |Переписка с организациями о | |5 лет ЭПК | |

|ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | |

| |повышении квалификации кадров | | | |

|ОК-15 |Бланки документов по оформлению | |До минования | |

| |приема и увольнения сотрудников | |надобности | |

|ОК-16 |Служебные записки | |1 год | |

|ОК-17 |Штатное расписание и структура | |Постоянно | |

| |организации | |ст. 52 а | |

|ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | |

| |увольнения работников | |ст.508 | |

|ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | |

| |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | |

| |кадрам | | | |

|ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | |

| |личному составу | | | |

|ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | |

| |предоставлении отпуска без | | | |

| |сохранения заработной платы | | | |

|ОК-23 |Журнал регистрации листков | |3 года | |

| |нетрудоспособности | | | |

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

|Начальник Общего отдела |__________________И.О.Ф. | |

| | |________И.О.Ф. |

| | | |

| |Приложение 9 |

|ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем |УТВЕРЖДАЮ |

|отделе «___»____________200_ г. |Генеральный директор |

|Москва |______________И.О.Ф. |

| |«_____»_________200_г. |

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет

служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим

отделом.

В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления,

секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.

1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением .

Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными

инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,

предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по

сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции

разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При

изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции

пересматриваются.

1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется

законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями

Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими

рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской

Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного

обеспечения управления.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство,

координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению

управления.

2.2. Общий отдел решает следующие задачи:

2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации

работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и

подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с

действующими нормативами.

2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по

совершенствованию документационного обеспечения в Компании.

2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий

документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной

и организационной техники.

3. Функции службы Общего отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет

следующие функции:

3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными

подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с

документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов

и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу

руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью

оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов

в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения

документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и

оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков

документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел

и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение

совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных

подразделениях.

3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и

формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством

по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и

методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность Общего отдела

4.1. Общий отдел имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в

структурных подразделениях Компании.

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных

подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций

сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения

управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до

руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных

подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные

с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи

документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей

компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы

документационного обеспечения управления и должностные инструкции

работникам.

4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной

ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными

лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся

состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов

работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о

назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении

и наложении на них взысканий.

4.2. Общий отдел несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в

Компании.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение

необходимых условий труда работников.

5. Руководство

1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и

освобождается Генеральным директором Компании.

2. Начальник Общего отдела:

- несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние

трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела,

контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов,

распоряжений и поручений руководства Компании;

- вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной

численности отдела, о назначении и освобождении работников, их

аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;

- в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает

распоряжения по вопросам работы отдела.

6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями

Общий отдел взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного

обеспечения управления.

6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с

подготовкой документов.

6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам

подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях

широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки

и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда,

совершенствования стиля и методов работы с документами.

6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7