Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Т(1) * К(1)

Ч= Ф(п)

где Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по

данным нормам за год (квартал),ч;

К(1) – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение

работ, не предусмотренных нормативами ( К(1) принимается равным до 1,25);

Ф(п) – полезный фонд рабочего времени одного работника за год

(квартал), ч.

1.4.Организация труда

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров,

регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с

Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям

служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996г. №320 и утверждено директором

птицефабрики.

Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с

Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными

постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997г. № 71а, так как в

соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня

1998г. № 57а/27н с 1 января 1999г. первичные учетные документы принимаются

к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным

Госкомстатом России в 1997-1998гг. по согласованию с Минфином России,

Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами

исполнительной власти.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в

соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на

предприятиях.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется по табелям.

Учет явок на работу и уходя с нее на птицефабрике организован в

централизованном порядке и осуществляется путем отметки в табеле всех

явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д.

Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством начальников отделов.

Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода

с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего

рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он

сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве неявившихся или

опоздавших работников.

1.5. Нормативы времени на отдельные операции

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой

книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их

основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);

- заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих

документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об

образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на

работу);

- составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются

фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая

должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при

необходимости – период испытательного срока;

- на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на

работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме

на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

- оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-

скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на

работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной

деятельности работника; составление описи документов, находящихся в

личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф;

составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с

правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по

технике безопасности.

Таблица №1

Норма времени на оформление документов

при приеме на работу рабочих и служащих

|Наименование |Единица |Норма времени, |Номер нормы |

|операции |измерения |ч | |

|Оформление приема |Один работник, | | |

|на работу: |принимаемый на | | |

|Рабочих |работу |0,5 |1 |

|Служащих | |0,8 |2 |

2.Оформление документов при увольнении рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании заявления об увольнении и личной карточки работника

заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора (форма №

Т-8);

- в соответствии с резолюцией директора птицефабрики составление

проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя,

отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;

- на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника

даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

- на основании приказа о прекращении трудового договора запись в

трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об

увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись

о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

- изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об

увольнении и в журнале уволенных;

- комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной

карточки в картотеку уволенных;

- составление отчета об увольнении с работы.

Таблица №2

Норма времени на оформление документов

при увольнении рабочих и служащих

|Наименование |Единица |Норма времени, |

|операции |измерения |ч |

|Оформление документов |Один увольняемый | |

|при |работник | |

|увольнении рабочих и | |0,55 |

|служащих | | |

3. Оформление и учет трудовых книжек.

Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета

ли вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих операций:

- запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице –

фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и

даты заполнения книжки; на второй развернутой странице –

проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года

зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

- отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью

«Выдан вкладыш»;

- подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;

- ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

Таблица №3

Норма времени на оформление и учет

трудовых книжек

|Наименование |Единица |Норма времени, |

|операции |измерения |ч |

|Выписка новой | | |

|трудовой книжки, на | | |

|работника, впервые |Одна трудовая книжка |0,12 |

|поступающего на работу,|Или выписка к ней | |

|или вкладыша к ней | | |

|Выписка дубликата | | |

|трудовой книжки |Один дубликат |0,3 |

| |Трудовой книжки | |

4. Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и

награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

- подборка трудовой книжки;

- на основании соответствующих документов (паспорта, записи о

переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку

или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое

подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или

разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других

сведений;

- укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица №4

Норма времени на запись в трудовую книжку(вкладыш)

сведений о работе, поощрений и награждений

|Наименование |Единица |Норма времени, |

|операции |измерения |ч |

|Запись в трудовую |Одна запись |0,08 |

|книжку сведений о | | |

|работе, поощрений и | | |

|награждений | | |

5. Оформление документов по учету движения кадров.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой

книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале

переводов;

- составление приказа о переводе.

Таблица №5

Норма времени на оформление перевода работника

в другое подразделение или на другую должность

|Наименование |Единица |Норма времени, |

|операции |измерения |ч |

|Оформление перевода |Одна запись |0,4 |

|работника в другое | | |

|подразделение или | | |

|на др. должность | | |

6. Составление и корректировка графика отпусков.

работа состоит из следующих операций:

- получение графика отпусков от подразделений;

- составление сводного графика и его корректировка;

- доведение графиков до руководителей подразделений;

- контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;

- составление и корректировка графика отпусков руководящих

работников.

Таблица №6

Норма времени на составление и корректировку

графика отпусков

|Наименование |Единица |Норма времени, |

|операции |Измерения |ч |

|Составление и |Один работник |0,1 |

|корректировка графика | | |

|отпусков | | |

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в

личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты

ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он

предоставлен;

- подсчет продолжительности дополнительного отпуска;

- составление приказа на отпуск;

- запись в журнале регистрации отпусков.

Таблица №7

Норма времени на оформление отпусков

|Наименование |Единица |Норма времени, |

|операции |Измерения |ч |

|Оформление отпусков |Один работник |0,12 |

8. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты

годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

- заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха,

продолжительности стажа);

- пополнение картотеки и изъятие карточек;

- внесение изменений в карточки.

Таблица №8

Норма времени на ведение картотеки

|Наименование |Единица |Норма времени, |

|операции |Измерения |ч |

|Ведение картотеки |Один работник |0,08 |

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки

определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и

заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности

( стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);

- регистрация листа в книге учета.

Таблица №9

Норма времени на оформление листа нетрудоспособности

|Наименование |Единица |Норма времени, |

|операции |Измерения |ч |

|Оформление листа |Один лист |0,06 |

|нетрудоспособности | | |

2. Состав кадровой документации.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного

улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы

информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает

многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и

обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в

общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие

кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их

образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор

профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в

действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1

января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой

численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по

категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям

труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих

и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в

кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются

в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по

личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения

о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные

и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-

распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами

включены в Общероссийский классификатор управленческой документации

(документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению

отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)

(форма № Т-8);

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявление работников предприятия;

- графики отпусков;

Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между

работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и

должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата,

место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух

экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у

работника.(Приложение № 2)

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из

унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1

января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-

правовых форм и форм собственности.(Приложение № )

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым

в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами

оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им

отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение

разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения

взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное

обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление

работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения

(например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт

(например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой

организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке,

отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется,

как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются:

наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата,

адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия ), текст,

личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении

проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и

направлении его в дело. (Приложение № 3 )

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от

приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не

имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в

приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу

начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,

УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по

личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном

сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под

какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение

фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в

одном документе не должно содержаться информации с разными сроками

хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков

и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения

в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном

порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях,

учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в

строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового

приказа является указание распорядительного действия ( уволить,

премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества

полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения,

дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу

определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда

(оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема:

временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид

перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности),

причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда

(если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и

окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место

направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на

письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения

работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться

либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после

подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими

должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с

руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в

приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу

руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от

приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы

используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер

приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8