Делопроизводство в кадровой службе предприятия

6. План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии).

7. Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем

предприятия (копии).

8. Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников

отдела (копии).

9. Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами,

представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).

10. Материалы профессиональной учебы – документы по повышению

квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы,

программы и т.д.

11. Переписка с другими организациями по вопросам повышения деловой

квалификации.

12. Переписка с другими организациями по вопросам комплектования,

использования кадров.

13. Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.

14. Список резервов кадров на выдвижение.

15. График отпусков сотрудников предприятия.

16. Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.

17. Картотека трудовых книжек.

18. Алфавитные карточки персонального учета кадров ( форма № Т-2).

19. Журнал учета граждан по вопросам трудоустройства.

20. Акты приема –передачи при смене начальников отдела кадров.

21. Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных

удостоверений.

7.1.Хранение дел

Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при

отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление

дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и

проводится сотрудниками отдела кадров.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела

предусматривает:

- подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление

заверительной надписи дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела,

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного ( до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному

оформлению : допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить

пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,

заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения

документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной

надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной

нумерацией в правом верхнем углу, н задевая текста документа, простым

графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие

заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых

случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и

по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в

соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На

дела временного ( до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела

временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки

дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на

основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным

порядковым номером ( если дело состоит из нескольких томов или частей, то

каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок

нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с

теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись

нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок

пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела

обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в

опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится

полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел,

особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным

подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копии и т.п.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их

формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности

предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое

значение, а также документов по личному составу, их учета, использования,

отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства

образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата,

организаций – предшественников ведомства и при необходимости других

организаций в соответствии со списком организаций – источников

комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10

лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по

описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в

центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и

по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном

порядке.

В ООО «Птицефабрика Александровская» отсутствует специальное

подразделение – ведомственный архив. Обязанности архивариуса совмещает

секретарь референт птицефабрики, отвечая за сохранность документации и

своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственного архива с птицефабрикой осуществляется

на договорной основе. В договоре закреплены принципы взаимоотношений

сторон, их обязанности, ответственность и др.

Птицефабрика может сократить срок хранения документов в своем

ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:

- прекращения деятельности;

- нестабильности деятельности;

- отсутствия условий для хранения документов;

- желания самого предприятия.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также

своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг

каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью

кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших

задач директора предприятия.

Заключение

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что

документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и

подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют

особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в

организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением

требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих,

их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не

являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими

документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-

хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит

передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за

документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с

Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных

работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы

которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники,

трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах

Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить

каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации предприятия является использование

документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при

возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное

место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры

работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд

документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом

имеет не только правильное составление содержательной части каждого

документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными

актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки,

допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных

реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов

кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем

знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль

в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает

оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как

служит документальным подтверждением прав работника на социальное

обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых

конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение,

используется в справочных целях при обращении граждан в архивные

учреждения.

Список использованной литературы

1.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в

организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей

«Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.

2.Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу.

–М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.

3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание

2, переработанное и дополненное). 1998.

4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,

разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.

6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений

конфиденциального характера»

7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое

пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.:

ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

8.Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и

других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1998.

9.Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА

–М,2000.

10.Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.

–М..1998

11.Об утверждении «Временных методических рекомендация по аттестации

государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-

РБ

12. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997

Приложение №1

Утверждаю:

Директор ООО «Птицефабрика

Александровская»

___________Кузнецов А.Д.

Должностная инструкция

начальника отдела кадров

| |Приложение № 13 |

|ООО «ПТИЦЕФАБРИКА АЛЕКСАНДРОВСКАЯ» |УТВЕРЖДАЮ |

| |Директор |

|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «Птицефабрика |

|______________ № _____ |Александровская» |

|П.ЯЙВА | |

| |_____________ А.Д.Кузнецов |

|На _______ год |«___»___________ 200_г. |

| | |Кол-в| | |

|Индекс |Заголовок |о |Срок |Приме|

|дела |дела |дел |хранения |чание|

|1 |2 |3 |4 |5 |

|Управление делами |

|Отдел кадров |

|ОК-01 |Личные дела сотрудников | |75 лет - «В» | |

| | | |ст.498в | |

| |Личные дела | | | |

|ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | |

| |работающих по трудовым | | | |

| |соглашениям, договорам ГП) | | | |

|ОК-03 |Личные дела уволенных сотрудников| |75 лет - «В» | |

| | | |ст.498в | |

| |Личные карточки работников (Т – | |75 лет ЭПК | |

|ОК-04 |2) | |ст. 189 | |

| |Подлинные личные документы | | |Не |

|ОК-05 |рабочих и служащих (трудовые | | |востр|

| |книжки, дипломы, аттестаты и др.)| |До |ебова|

| | | |востребования |нные |

| | | | |– не |

| | | | |менее|

| | | | |50 |

| | | | |лет |

| |Приказы по личному составу (о | | | |

|ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | |

| |увольнении, длительных | |ст.19б | |

| |командировках) | | | |

| |Документы, являющиеся основанием | | | |

|ОК-07 |к приказам по кадрам (заявления,| |3 года | |

| |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | |

|ОК-08 |Трудовые договоры | |3 года | |

|ОК-09 |Трудовые соглашения | |3 года | |

| |Договоры гражданско-правового | | | |

|ОК- 10 |характера | |3 года | |

|ОК-11 |Документы табельного учета | |3 года | |

|ОК-12 |Должностные инструкции работников| |3 года после | |

| |предприятия | |замены новыми | |

|ОК-13 |Положения о службах и отделах | |3 года после | |

| |организации | |замены новыми | |

| |Переписка с организациями о | |5 лет ЭПК | |

|ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | |

| |повышении квалификации кадров | | | |

|ОК-15 |Бланки документов по оформлению | |До минования | |

| |приема и увольнения сотрудников | |надобности | |

|ОК-16 |Служебные записки | |1 год | |

|ОК-17 |Штатное расписание и структура | |Постоянно | |

| |организации | |ст. 52 а | |

|ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | |

| |увольнения работников | |ст.508 | |

|ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | |

| |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | |

| |кадрам | | | |

|ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | |

| |личному составу | | | |

|ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | |

| |предоставлении отпуска без | | | |

| |сохранения заработной платы | | | |

|ОК-23 |Журнал регистрации листков | |3 года | |

| |нетрудоспособности | | | |

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

|Начальник отдела кадров |__________________И.О.Ф. | |

| | |________И.О.Ф. |

| | | |

|ООО «ПТФ«Александровская» |УТВЕРЖДАЮ |

|Должностная инструкция |Директор________А.Д.кузнецов |

|Начальника отдела кадров |«_____»_________200_г. |

|«___»__________200_ г. | |

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора

по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом

директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее

образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим

законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами

руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями

руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными

документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную

систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива,

регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству

предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной

инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества

руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки

документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации

вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в

секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение

деятельности директора по производству и выполнение технических функций по

его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие

виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает

поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает

документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу

директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с

директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день,

корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их

с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и

комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора,

правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по

бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их

предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере

текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов,

находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12. По поручению директора принимает и передает документы по

факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в

соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о

списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных

документов сотрудниками подразделения.

2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в

канцелярию и секретариат руководства.

2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и

сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы

дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству,

его заместителю и начальникам производств).

2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по

производству.

2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8