Делопроизводство в кадровой службе предприятия

по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К

порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы

отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На

птицефабрик ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию

кадровых приказов, например: №28/к – приказ о движении кадров (прием,

увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командировании,

№43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о

работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Личная карточка (форма №Т-2, Приложение №4) заполняется на работников

всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов,

паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса

работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским

классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов

(ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по

усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо,

оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату

заполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты

окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего

профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации

необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную

службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме

на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана

ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц,

обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений

высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты

поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки

таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими

образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5)

применяется при оформлении перевода работника из одного структурного

подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном

экземпляре (Приложение №5).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения

прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На

основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в

личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-

материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6)

применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков,

предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими

законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками

отпусков (Приложение №6).

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой

передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного

подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает

отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет

заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без

оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без

оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются

месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)

(форма № Т-8, Приложение №7) применяется при оформлении увольнения

работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех

работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр

остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается

начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других

ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за

работником.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

(форма № Т-12, Приложение №8) применяется для учета использования рабочего

времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и

служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления

статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после

соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме

неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях

от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании

документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка

о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле

(форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна

строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а

другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом

сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только

отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или

увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке,

разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие

реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование

вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении

ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление

отправляется в дело (Приложение №9).

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором

определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений

и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты:

наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место

составления, дату, текст, визы согласований (Приложение №10).

3. Документы, регламентирующие управление персоналом.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи

и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и

ответственность руководства и специалистов предприятия, называется

организационными документами.

К организационным документам относятся:

- учредительные документы ( устав и договор);

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о структурных подразделениях;

- должностные инструкции работникам.

3.1. Правила внутреннего распорядка.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и

администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри

объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего

трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия,

согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива,

визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из

следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и

служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности

администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в

работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины (Приложение №11 ).

В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего

распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области

занятости.

В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена

процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без

предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа,

проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения

прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода

работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок

расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг

обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей

специальности, квалификации или должности.

В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень

обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с

законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих,

совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об

охране труда, проводить профилактику производственного травматизма,

контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по

технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда,

противопожарной охране и т.д.

В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и

окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график

сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления

очередных отпусков и т.д.

В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений,

которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых

обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в

труде.

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины»

представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды

нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

3.2. Штатное расписание

В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная

численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь указаны

все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии

должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ

составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером,

утвержден директором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора

предприятия.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной

платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на

бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве

штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной

платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике,

согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе

утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд

заработной платы.(Приложение № 12)

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и

администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри

объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего

трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия,

согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован

юристом и утвержден директором птицефабрики.

На птицефабрике несколько подразделений, для каждого из них разработано

положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и

обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном

подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им

подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и

утверждено директором предприятия.

3.3. Должностные инструкции

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной

инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и

ответственность должностных лиц.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности

сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности,

осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и

при наложении на него дисциплинарного взыскания.

- Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций,

возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в

соответствии с его штатным расписанием.

Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности

предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под

расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую

должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование подразделения

предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- основные задачи и функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения.

- связи по должности.

- оценка деятельности

В разделе «Общие положения» указывают:

- квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии

с занимаемой им конкретной должностью;

- основополагающие организационно-правовые документы, на основании

которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои

полномочия;

- перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников,

непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;

- порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в

случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения,

конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника. Допускается

конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых

сотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Обязанности» указывают обязанности сотрудника с учетом задач

и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным

изложением основных направлений его служебной деятельности.

Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника,

возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном

подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых данным

подразделением по решению руководителя структурного подразделения

предприятия.

В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности сотрудника

за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных

документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально

ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную

ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом

предприятия.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью

предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с

установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения

руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной

инструкцией.

Требования должностной инструкции являются обязательными для

сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с

инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или

увольнения с предприятия.

3.4. Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в

соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу

по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда,

предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными

правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными

нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в

полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется

лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать

действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

- в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности,

учреждение, организация, отдельные граждане;

- в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя,

заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием

квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или

конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными

законами с выполнением работ по определенным должностям,

специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо

наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей

или профессий и квалификационные требования к ним должны

соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в

квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке,

устанавливаемом правительством Российской Федерации;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за

работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

- режим труда и отдыха;

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или

должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные

выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с

трудовой деятельностью.

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или

установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового

договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка,

происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места

жительства, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми

качествами работников, не допускается, за исключением случаев,

предусмотренных федеральным законом.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по

мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам,

приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого

работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места

работы.

По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора,

работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в судебном

порядке.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о

неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной,

коммерческой или иной), об обязанности работника отработать после обучения

не менее установленного договором срока, если обучение производилось за

счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение

работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными

нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению

сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его

действия и обстоятельство, послужившие основанием для заключения срочного

трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными

федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет, если иной срок не установлен

Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые

отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом

характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не

предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор

считается заключенным на неопределенный срок.

В случае, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного

трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает

работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается

заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии

достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим

государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства

и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или

судом, считаются заключенным на неопределенный срок.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8